Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.
Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.
Бухгалтеры постоянно сталкиваются с договорами. На курсе «Работа с договорами: правовые навыки для бухгалтера» вы получите самые нужные бухгалтеру знания: как использовать и формулировать условия договора, определять подсудность, избегать вопросов налоговиков и обезопаситься от претензий контрагентов и силовых структур.
Обучение с удостоверением ФИС ФРДО. Посмотреть бесплатный урок
В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.
Рассмотрим эти три способа.
Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)
Если с сотрудником заключается договор аренды с экипажем, то управлять таким транспортным средством может лишь сам арендодатель. Очень часто такой вид договоров заключают либо с руководителем компании, который использует свой личный автомобиль в служебных поездках, либо с сотрудниками, у которых разъездной характер работы, и которые вынуждены передвигаться на собственном автотранспорте.
При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.
С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.
Казалось бы, все понятно, но контролирующие органы, ссылаясь на гражданское законодательство, трактуют данный договор как смешанный вид договора аренды без экипажа и договора оказания услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля, обосновывая это положениями п. 2 ст. 635 ГК РФ. В данном случае их логика понятна, меняется порядок начисления страховых взносов с данных выплат. А именно: с арендой платы страховые взносы не начисляются, а вот с услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля начисляются страховые взносы. Причем обратите внимание, что есть риск доначисления налоговиками сумм страховых взносов с общей суммы договора, если в договоре указана общая цена за аренду. Поэтому в целях минимизации рисков очень часто компаниям советуют заключить в этом случае два разных договора — договор аренды без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации автотранспортного средства.
Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)
Если с сотрудником заключается договор аренды транспортного средства без экипажа, то в этом случае управлять автомобилем может как сам владелец машины, так и любой сотрудник организации.
При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.
С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.
При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.
Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.
Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.
При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:
Дебет 20, 26, 44 … Кредит 73 — начислена плата за аренду транспорта у сотрудника.
Дебет 20, 26, 44 … Кредит 69 — начислены страховые взносы за услуги по управлению и технической эксплуатации автотранспорта.
Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.
При заключении любого из вышеперечисленных видов договора учет расходов на оплату арендных платежей и расходов на содержание автотранспорта в компании—арендаторе одинаков:
-
Операции по предоставлению личного транспорта в аренду НДС не облагаются в силу положений статьи 143 НК РФ.
-
Если компания-арендатор применяет общую систему налогообложения, то при расчете налога на прибыль, расходы, связанные с арендой можно учесть в составе расходов в сумме фактических затрат.
-
Если компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то учесть в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу согласно положениям ст. 346.16 НК РФ можно суммы арендной платы, затраты на ГСМ и другие расходы, связанные на содержание транспорта.
-
Если же компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть расходы на арендные и иные платежи, связанные с содержанием и эксплуатацией автотранспорта компания не сможет в целях налогообложения.
Однако необходимо иметь в виду, что при любой системе налогообложения фактические расходы согласно действующего законодательства должны быть обоснованы и документально подтверждены, а при УСН еще и оплачены. Специалисты Минфина РФ еще раз указали на обязательность документального подтверждения расходов в своем письме от 25.03.2019 г. № 03-03-06/1/20067.
Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)
Еще одним вариантом оформления использования личного транспорта является заключение дополнительного соглашения к трудовому договору о компенсации при использовании личного автотранспорта в служебных целях. В этом случае, как и при аренде с экипажем, автомобилем сможет пользоваться только собственник данного автомобиля.
Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.
Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.
Обратите внимание, что компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном размере, который был согласован между работодателем и сотрудником, на основании положений п.3 ст. 217, абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.
Учет расходов в целях налогообложения для компании
А вот что касается учета расходов в целях налогообложения для компании, применяющей как общую, так и упрощенную систему налогообложения с объектом «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то в расходах можно учесть компенсацию только в пределах установленных нормативов. На это указывают специалисты Минфина в письме от 02.08.2019 г. № 03-11-11/58296. Они ссылаются на нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.
Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.
Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.
Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.
Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:
Дебет 20, 26, 44 … Кредит 73 — начислена компенсация за использование автомобиля сотрудника.
Путевой лист
Еще один момент осталось определить, нужно ли оформлять путевой лист:
-
если на арендованных автомобилях перевозятся пассажиры или грузы, то использование путевого листа обязательно.
-
если перевозка грузов или пассажиров не осуществляется, то, как указало в своем письме УФНС по г. Москве от 09.07.2019 г. № 16-15/116577@ путевой лист является лишь одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Специалисты ведомства указали на то, что если налогоплательщики, не относятся к организациям автомобильного транспорта, которые обязаны руководствоваться Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», то они могут использовать путевые листы в качестве лишь одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли.
Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.
Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.
Закон не запрещает использовать в командировке личный
автомобиль сотрудника. Это может быть желание работника или
потребность компании, у которой нет своего автопарка,
а машина нужна для частых поездок. Чтобы компенсировать
расходы работника на использование его авто в служебных
целях, важно грамотно оформить взаимоотношения с работодателем
и собрать подтверждающие документы.
Варианты оформления
Работодатель обязан возмещать сотруднику расходы, связанные
с командировкой. В случае использования в поездке
личного автомобиля это затраты на бензин и эксплуатацию
транспорта, например, на техническое обслуживание
в пути.
Чтобы выплатить компенсацию, потребуются два типа документов.
Первый — соглашение или договор с работником
об использовании им личного транспорта в служебных
целях. Второй тип — документы, фактически подтверждающие
поездку сотрудника на собственном автомобиле: путевой лист,
маршрутный лист и служебная записка директору.
Существует три варианта, как оформить рабочую поездку сотрудника
на личном автомобиле.
1. Соглашение с работником
Компенсацию расходов за использование личного имущества
работника в служебных целях устанавливает ст. 188 ТК РФ. Размер возмещения
прописывают в соглашении между работником
и работодателем, составленном в свободной форме.
В документе указывают:
- характеристики личного автомобиля сотрудника — госномер,
VIN, модель, цвет, год выпуска, объем двигателя; - данные ПТС;
- статьи расходов — бензин, износ, текущий ремонт
и эксплуатация и т.п.; - условия возмещения затрат — по норме или
по факту; - сроки и порядок выплаты компенсации;
- перечень документов, которые подтверждают фактические
расходы.
Пример соглашения об использовании
автомобиля работника. Скачать
Компенсацию за использование автомобиля работника относят
к «прочим расходам на производство и реализацию».
При расчёте суммы компенсации стоит ориентироваться на Постановление Правительства
РФ от 08.02.2002 №92. К примеру,
за использование легкового автомобиля с объёмом двигателя
свыше 2000 куб. см полагается 1500 рублей
в месяц. Все расходы сверх этой суммы будут идти за счёт
прибыли.
Износ рассчитывают по принятому в организации методу:
например, платят фиксированную сумму за километр пробега или
за каждый день аренды. Плату за парковку работодатель
определяет вместе с командированным.
Пример расчёта компенсации
Работник ездит в командировки на своём автомобиле
с объёмом двигателя 2656 куб. см. По соглашению
с работодателем ему компенсируют расходы следующим образом:
4 рубля за каждый км пробега, 120 рублей
в месяц за парковку и стоимость бензина марки АИ-92
из расчёта 11,4 л за каждые 100 км
пробега. В ноябре 2022 года пробег автомобиля
в служебных целях составил 600 км. Стоимость литра
бензина — 46,8 рублей.
Работнику положена компенсация:
за пробег — 2400 ₽ (4 × 600)
за бензин — 3201,12 ₽ (11,4 л × 6 ×
46,8)
за парковку — 120 ₽
Итого: 5721,12 ₽
Исходя из нормативов Постановления компания может включить
в прочие расходы на производство и реализацию
1500 рублей. Сумма 4221,12 рублей пойдёт за счёт
прибыли.
Компенсация работнику за использование его личного
имущества по соглашению не облагается НДФЛ
и страховыми взносами — смотрите письмо Минфина России от 06.12.2019
№ 03-04-06/94977.
Расходы на использование автомобиля сотрудника должны быть
экономически обоснованы. Чтобы документально подтвердить право
собственности работника на автомобиль, к соглашению
прикладывают копию ПТС и СТС. После поездки работнику нужно
подтвердить фактические затраты на использование его авто
в служебных целях: принести путевой лист, чеки за бензин
с заправок, квитанции с СТО.
Если работник постоянно использует собственное авто для
служебных целей, то имеет смысл включить в расходы траты
сверх нормативов. Для этого компании удобнее заключить
с работником договор аренды его личного автомобиля. Такие
расходы тоже можно учесть как «прочие расходы, связанные
с производством или реализацией» согласно ст. 252 и ст. 264 НК РФ.
2. Договор аренды транспортного средства
Компания может заключить с работником краткосрочный
договор аренды его автомобиля, если
во внутренних документах компании нет на это ограничений.
Например, если антикоррупционная политика организации запрещает
возмездные договоры ГПХ с работниками, то заключить
договор аренды не получится.
По договору аренды арендатор, то есть работодатель,
несёт все расходы по содержанию имущества.
Он компенсирует работнику стоимость бензина, износа автомобиля
и другие затраты, о которых договорятся стороны договора.
Как правило, страховку и транспортный налог платит собственник
авто, то есть работник.
Договор аренды автомобиля не нужно регистрировать
в госорганах, но у работодателя появляются
дополнительные хлопоты.
Во-первых, компании придётся выполнять все обязанности
эксплуатирующей организации в отношении арендованного
транспорта, установленные ст. 20 Закона о безопасности дорожного
движения №196-ФЗ от 10.12.1995 г.:
- провести работнику первичный и предрейсовый
медосмотр; - организовать предрейсовый контроль технического состояния
автомобиля; - проводить регулярное техническое обслуживание — это может
делать арендодатель, но тогда компания возместит ему эти
расходы.
Во-вторых, по ст. 2 Закона водитель
транспортного средства — это тот, кто управляет автомобилем
в личных целях либо в качестве работника или ИП.
Поскольку транспорт будет использоваться для служебных целей,
компания должна оформить работнику внутреннее совместительство
в качестве водителя и провести обучение оказанию первой
помощи пострадавшим. Иначе работодателя могут привлечь
к ответственности за нарушение требований охраны труда
или нарушение трудового законодательства.
Если работник не зарегистрирован как ИП,
то работодатель будет удерживать с арендной платы НДФЛ
как налоговый агент. Страховые взносы
с арендных платежей не начисляются
и не уплачиваются.
3. Договор аренды транспортного средства с экипажем
Компании часто используют фрахтование на время личного транспорта
работников, если у сотрудника разъездной характер работы или
личный автомобиль для командировок использует руководитель.
При таком виде фрахтования работник не только предоставляет
свой автомобиль, но и управляет им в поездке
и отвечает за техническую эксплуатацию. Плюс для компании
в том, что не нужно проводить контроль технического
состояния машины, оформлять работника водителем
по совместительству и проводить обучение первой
помощи.
Если у работодателя нет возможности проводить медосмотр
сотрудника и техосмотр машины, работник самостоятельно ищет,
где это сделать. Это отдельно указывают в договоре.
Минус фрахтования в том, что налоговая считает его
договором смешанного типа — с элементами аренды
транспортного средства и оказания услуг по управлению
и техэксплуатации. Эти две составляющих нужно будет разделить
при оплате арендодателю. Это означает, что придётся оформлять
больше документов из-за страховых взносов, которых нет при простой
аренде транспорта.
Компания как налоговый агент удерживает НДФЛ со всей
стоимости договора и начисляет страховые взносы с цены
услуг по управлению автомобилем — ст. 226 и ст. 420 НК РФ. Уплачивает взносы
работодатель.
Документы для командировки
Соглашение, простой договор аренды или договор аренды
с экипажем подтверждают законность использования транспорта
работника в командировке. Дополнительно потребуется оформить
приказ о командировке, путевой лист, а также служебное
задание и маршрутный лист, если они предусмотрены
в локальных актах компании.
В приказе на командировку стоит добавить
перед целью поездки поле «Проезд к месту командировки»
и указать «Командировка на личном автомобиле (марка,
модель, госномер)». Так компании будет проще обосновать компенсацию
работнику.
Путевой лист нужен для подтверждения расходов
на бензин, а также контроля за соблюдением водителем
режима труда и отдыха. Если транспорт в аренде,
то работодатель должен следить за временем в пути
и перерывами.
Единой формы путевого листа нет. Компании могут разработать свой
бланк или использовать типовую межотраслевую форму №3, дополнив
её необходимыми графами по Приказу Минтранса России от 11.09.2020
№368; с 1 марта 2023 года — по Приказу Минтранса России от 28.09.2022
№390.
Маршрутный лист подтверждает фактическое время нахождения
в командировке. Его используют, только если это предусмотрено
учётной политикой компании. Служебное задание также
составляют, если это установлено внутренним положением
о командировках.
Перед поездкой работодатель должен выдать аванс работнику
согласно п. 10 Положения о командировках №749.
Предполагаемые затраты на бензин считают на основании
расхода топлива в руководстве по эксплуатации автомобиля
или берут базовый расход топлива для такого авто в Распоряжении Минтранса России от 14.03.2008
№АМ-23-р. Второй вариант предпочтительнее, так как Минюст
предписал руководствоваться им при эксплуатации
транспорта.
После возвращения из поездки работник передаёт
в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом служебную
записку на директора, составленную в свободной форме.
В ней он указывает:
- что поездка была на личном автомобиле;
- место командировки; дату и время начала и окончания
командировки; - пробег автомобиля;
- место проживания в поездке, если останавливался
не в гостинице; - список подтверждающих документов.
К служебной записке он прикладывает заполненный
путевой лист, маршрутный лист (если есть), кассовые чеки
с АЗС, гостиницы и другие первичные документы,
обосновывающие расходы, например, квитанции СТО.
Служебная записка и пакет обосновывающих документов нужны
для двух целей. Во-первых, они подтверждают фактическое время
нахождения в командировке в соответствии с п. 7 Положения о командирвках
№749. Во-вторых, они обосновывают размер компенсации, которая
положена работнику.
Что в итоге
- Командировка на личном автомобиле работника законна, если
оформить использование личного транспорта для служебных целей. Это
можно сделать тремя способами: заключить соглашение
с работником по ст. 188 ТК РФ, договор аренды
транспортного средства или договор аренды транспортного средства
с экипажем. У каждого варианта есть нюансы. - По соглашению с работником компания сможет включить
в себестоимость его услуг расходы на авто в пределах
нормативов, утвержденных Постановлением №92. Остальные затраты пойдут
за счёт прибыли. - При заключении договора аренды автомобиля придётся оформить
работника водителем по совместительству, провести его
обучение, а также выполнять все обязанности эксплуатирующей
авто организации: проводить регулярные медосмотры
и техосмотры, ремонт автомобиля. - По договору аренды транспортного средства с экипажем
придётся разделять затраты на аренду и затраты
на управление автомобилем, чтобы правильно начислить страховые
взносы. Это требует больше трудозатрат при оформлении
документов. - Для командировки обязательно оформляют приказ и путевой
лист. При возвращении из поездки работник сдаёт
в бухгалтерию авансовый отчёт и служебную записку.
К ним он прикладывает пакет подтверждающих расходы
документов: кассовые чеки АЗС, путевой лист, квитанции СТО.
Дополнительной бумажной работы и затрат можно избежать,
если отправлять работников в командировки общественным
транспортом. На Туту вы можете полностью спланировать
командировку: купить билеты на самолёты, поезда
и автобусы и забронировать отели по выгодным
тарифам. Клиентам доступна оплата банковской картой, а также
предварительное бронирование билетов. Отчётные документы придут
сразу после заказа.
* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.
Ещё можно почитать
Командировка на служебном автомобиле: оформление
и отчётность
Оформление командировки: пошаговая инструкция
Авансовый
отчёт по командировке
Командировочное
удостоверение
Переход
на электронное оформление командировок: пошаговая
инструкция
Внутреннее
положение о командировках
Добавить в «Нужное»
Как оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях
Оформить использование личного имущества работника в служебных целях можно тремя способами. Что это за способы? Узнайте из консультации.
Компенсация за использование личного автомобиля
Если работа сотрудника носит разъездной характер и он не прочь выполнять ее на своем личном автомобиле, то можно заключить с ним соглашение об использовании авто работника в служебных целях и выплачивать ему за это компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Размер и порядок ее выплаты устанавливаются трудовым договором или отдельным соглашением (ст. 188 ТК РФ).
Образец соглашения об использовании личного авто работника в служебных целях можно посмотреть здесь.
Для получения компенсации и возмещения расходов понадобятся (Письмо ФНС от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@):
- заявление работника. Примерную его форму можно скачать здесь;
- копия свидетельства о регистрации транспортного средства;
- документы, подтверждающие расходы на ГСМ.
Налог на прибыль. Компенсация за легковой автомобиль учитывается в составе прочих расходов, связанным с производством и реализацией, в пределах следующих норм (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ):
- 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
- 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.
Обращаем внимание, что платить сотруднику возмещение в большей сумме, нежели указанные нормативы, никто не запрещает, просто «все что сверху» учесть в налоговых расходах не получится.
К слову, в указанные нормативы уже заложена и стоимость затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобиля (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Она не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам (Письмо Минфина от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366).
НДФЛ. Все виды законодательно установленных компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физлицом трудовых обязанностей, не подлежат обложению НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Это означает, что платить налог с суммы компенсации, определенной соглашением об использовании авто, не надо (Письмо Минфина от 06.12.2019 N 03-04-06/94977).
Страховые взносы. Сумма компенсации, прописанная в соглашении, страховыми взносами также не облагается, ввиду того, что это компенсационные выплаты (Письмо Минфина от 06.12.2019 N 03-04-06/94977).
Договор безвозмездного пользования автомобилем
Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно и договором безвозмездного пользования (договором ссуды). По этому договору работник передает вещь (в данном случае автомобиль) в безвозмездное временное пользование работодателю, который обязуется вернуть эту вещь в том состоянии, в каком он ее получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором (ст. 689 ГК РФ).
Образец договора можно скачать здесь.
Налог на прибыль. В данном случае у работодателя образуется доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом. Он включается в состав внереализационных доходов в размере, определенном исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества (п. 8 ч. 2 ст. 250 НК РФ, Письмо Минфина от 19.04.2021 N 03-03-06/1/29310). Стоимость самого имущества, полученного в пользование, в доход не включается (п. 1 ст. 689 ГК РФ).
Расходы на содержание авто можно учесть при налогообложении прибыли (пп. 2 п. 1 ст. 253, п. 2 ст. 260 НК РФ, Письмо Минфина от 24.07.2008 N 03-03-06/2/91).
НДФЛ. При передаче автомобиля по договору безвозмездного пользования у работника не возникает налоговой базы по НДФЛ, так как работодатель ему при этом ничего не платит (ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).
Страховые взносы. При получении автомобиля в безвозмездное пользование страховые взносы начислять не надо по той же причине, почему и не нужно платить НДФЛ (п. 1 ст. 420 НК РФ).
Договор аренды автомобиля
Между организацией и работником может быть заключен договор аренды личного автомобиля последнего с экипажем или без экипажа (ст. ст. 632, 642 ГК РФ).
Форму договора аренды автомобиля с экипажем можно скачать здесь.
Для документального подтверждения трат в виде арендной платы помимо договора понадобится еще и акт приемки-передачи ТС. А для подтверждения платы за управление и техническую эксплуатацию автомобиля — акт или иной документ, подтверждающий оказание услуг (п. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо Минфина от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).
Налог на прибыль. Стоимость аренды автомобиля учитывайте в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Там же при заключении договора аренды с экипажем учитывайте и плату за управление ТС и его техническую эксплуатацию (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 21.09.2012 N 03-03-06/1/495).
Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля (расходы на ГСМ, мойку, шиномонтаж), учитывайте в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, или в качестве материальных, но только если эти затраты возложены на организацию договором (пп. 2 п. 1 ст. 254, ст. 263, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Затраты на техобслуживание учитывайте в налоговых расходах, только если арендуете автомобиль по договору аренды без экипажа (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. 644 ГК РФ).
НДФЛ. С доходов работника в виде арендной платы НДФЛ должен быть начислен, удержан и перечислен в бюджет.
То же самое касается и платы за управление автомобилем и его техническую эксплуатацию, если заключен договор аренды с экипажем. НДФЛ удерживайте со всей суммы платежа по договору (пп. 4, 6 п. 1 ст. 208, п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).
Страховые взносы. При аренде автомобиля без экипажа страховые взносы начислять не надо, так как плата за право пользования имуществом объектом обложения не является (п. 1 ст. 226 НК РФ; Письмо Минфина от 01.11.2017 N 03-15-06/71986).
При аренде ТС с экипажем начисляйте страховые взносы только на вознаграждение за оказание услуг по договору аренды (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, ст. 3, п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).
В каких случаях платить возмещение за использование личного ТС
Иногда работники используют свою машину в рабочих целях — с согласия или ведома работодателя. А работодатель возмещает сотруднику расходы за использование и износ авто. Порядок компенсации за авто сотруднику определяется соглашением сторон трудового договора: такое соглашение заключают только в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Стороны вправе предусмотреть возмещение расходов за использование личного имущества (авто, оборудование и пр.) в отдельном пункте трудового договора или же заключить дополнительное соглашение к нему. В соглашении договариваются об условиях и размере компенсации. Еще надо прописать, что за время, когда работник находится в отпуске, командировке или на больничном, компенсация не выплачивается.
Расходы на использование авто возмещают, если по должностным обязанностям сотрудника характер работы связан с постоянными служебными разъездами. Чтобы получить деньги за разъезды, работник подает руководству заявление и указывает, как часто и для исполнения каких обязанностей использует свою машину. К заявлению надо приложить копию свидетельства о регистрации ТС (оригинал тоже придется показать). Основанием для выплат станет приказ руководителя, в котором установят размер и порядок выплаты возмещения.
Как определить размер выплат
Размер компенсационных выплат стороны определяют самостоятельно и прописывают в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Но работодатели руководствуются общими нормами компенсации за использование личного автомобиля в 2023 году (ПП РФ № 92 от 08.02.2002):
- для легковых авто с объемом двигателя до 2000 см³ — 1200 рублей;
- для легковых авто с объемом двигателя более 2000 см³ — 1500 рублей.
Федеральным госслужащим ежемесячную компенсацию рассчитывают по другим нормативам (п. 1, 4 Правил, утвержденных ПП РФ № 563 от 02.07.2013):
- для легковых авто с объемом двигателя до 2000 см³ — 2400 рублей;
- для легковых авто с объемом двигателя более 2000 см³ — 3000 рублей.
Учет служебных поездок ведут в путевых листах. Работник предоставляет все необходимые документы, которые подтверждают расходы (письма МНС № 04-2-06/419@ от 02.06.2004, № 14-05-07/6 от 13.04.2007). А ГСМ возмещают по фактическим затратам: для их подтверждения в бухгалтерию сдают чеки, квитанции, счета (п. 2, 5 Правил из ПП РФ № 563, письмо ФНС № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018).
При утрате или повреждении авто по вине работодателя, работнику возместят материальный ущерб (ст. 235 ТК РФ).
Использование авто по договору аренды
Работодатели арендуют автомобили работника с экипажем или без экипажа (ст. 632, 642 ГК РФ). При аренде с экипажем машиной управляет и занимается ее техническим обслуживанием сам работник. Аренда без экипажа подразумевает управление и техобслуживание на других лиц.
С сотрудником заключают договор аренды и отражают в нем все особенности сделки — стоимость аренды, оценку услуг по управлению авто. Обычно расходы на эксплуатацию арендованного транспорта несет арендатор. Если машину арендуют без экипажа, то арендатор сам оплачивает содержание и страхование, в том числе и страхование собственной ответственности (ст. 636, 646 ГК РФ).
В полисе ОСАГО надо указать количество лиц, которые допущены к управлению транспортного средства (п. 2 ст. 15 40-ФЗ от 25.04.2002).
Владельцу возмещают расходы по эксплуатации машины, если это предусмотрено договором аренды и подкреплено документами: чеками и квитанциями, счетами и счетами-фактурами, копиями путевых листов. Ключевое требование — возможность определить по документам регулярность использования, маршрут движения и время использования арендованного транспорта (письма Минтранса № 03-01/21740-ИС от 28.09.2018, УФНС по г. Москве № 20-12/041966.1 от 30.04.2008, апелляционные определения Московского городского суда по делу № 33-9639/2017 от 10.04.2017, № 33-12103/2018 от 12.04.2018).
Начислять ли НДФЛ и страховые взносы
Компенсация и расходы на топливо не облагаются подоходным налогом и страховыми взносами (письмо Минфина № 03-04-06/94977 от 06.12.2019). Все виды компенсационных выплат, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Налогообложению не подлежит вся сумма возмещения, установленная соглашением работника и работодателя, но ее надо подтвердить документами — свидетельством о регистрации ТС, расчетами компенсаций, платежными чеками и квитанциями.
Страховыми взносами возмещаемые суммы тоже не облагаются — в размере, определенном соглашением сторон, но только в пределах установленных норм (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 125-ФЗ от 24.07.1998, письмо Минфина № 03-15-06/69146 от 23.10.2017).
Облагается ли налогами возмещение за использование личного ТС
По правилам компенсация за использование личного транспорта при УСН или при ОСНО для налога на прибыль учитывается только в пределах лимита (письмо Минфина № 03-03-06/1/18366 от 23.03.2018):
- для двигателя до 2000 см³ — 1200 рублей в месяц;
- для двигателя больше 2000 см³ — 1500 рублей в месяц.
Сумму возмещения за использование ТС для рабочих поездок включают в состав прочих расходов, которые связаны с производством и реализацией, учитывая нормы из ПП РФ № 92 (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Все, что выше нормы, не учитывается для целей налогообложения (п. 38 ст. 270 НК РФ).
Для целей налогообложения компенсация за использование личного автомобиля нормируется общей суммой: учитываются и фактические эксплуатационные расходы, и затраты на ГСМ (письмо Минфина № 03-03-06/1/52036 от 14.08.2017). Расходы для целей налогообложения признают, только если они экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Основанием для выплаты возмещения является приказ руководителя, а документальным подтверждением использования авто в интересах компании — путевые листы (письмо Минфина № 03-03-06/1/39406 от 23.09.2013). Компенсационные отчисления признают в составе расходов на дату их выплаты (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Как отразить в бухучете
В бухгалтерском учете обязательно проводят начисление компенсации за использование личного автомобиля — проводки такие:
- Дт 20 Кт 73;
- Дт 26 Кт 73;
- Дт 44 Кт 73.
Затраты признают управленческими расходами по обычным видам деятельности в том отчетном периоде, в котором выплатили возмещение работнику (п. 5, 6, 7, 16, 18 ПБУ 10/99).
Приведем пример.
В трудовом договоре с сотрудником прописано использование его собственной машины в служебных целях и определен порядок возмещения затрат. Размер компенсационных выплат определяют по ежемесячному износу автомобиля — 1500 рублей. Учитывают и расходы на эксплуатацию и ГСМ. Работник ежемесячно подтверждает расходы всеми необходимыми документами.
По итогам отчетного месяца сотрудник предоставил чеки и квитанции. Бухгалтер рассчитал компенсационную выплату, она составила 10 000 рублей. Деньги перечислят на банковский счет сотрудника в следующем месяце.
Объем двигателя ТС — 2000 см³. Для начисления налога на прибыль доходы и расходы признают методом начисления.
Для целей бухучета расходы в виде компенсационных выплат признали в размере 9000 рублей. Эту сумму и заплатят сотруднику по соглашению сторон. А в целях налогообложения расходы учитывают в размере 1200 рублей по нормам ПП РФ № 92. В результате в учете образуется постоянная разница на сумму превышения и постоянный налоговый расход (п. 4, 7 ПБУ 18/02).
В бухучете компенсационные выплаты признают в полной сумме на дату начисления, в налоговом учете — в пределах правительственных нормативов на дату выплаты. Поскольку возмещение перечисляют в следующем месяце после ее начисления, в учете образуется вычитаемая временная разница и признается отложенный налоговый актив (п. 11, 14 ПБУ 18/02). Временную разницу и отложенный налоговый актив погашают на дату выплаты возмещения работнику.
В таблице показали порядок отражения компенсации за использование личного транспорта: проводки в бухгалтерском учете.
|
Проводки |
Сумма, руб. |
Содержание операций |
|---|---|---|
|
На дату начисления возмещения работнику |
||
|
Дт 20, 26, 44 Кт 73 |
10 000 |
Отражение компенсационных выплат за использование личного ТС в рабочих целях |
|
Дт 99 Кт 68 |
1760 |
Отражение постоянного налогового расхода с разницы между бухгалтерским и налоговым учетом. ПНР = (10 000 — 1200) x 20 % |
|
Дт 09 Кт 68 |
240 |
Отражение отложенного налогового актива. ОНА = 1200 x 20 % |
|
На дату выплаты возмещения работнику |
||
|
Дт 73 Кт 51 |
10 000 |
Перечисление компенсационных выплат работнику |
|
Дт 68 Кт 09 |
240 |
Погашение ОНА |