Бензин для личного автомобиля в служебных целях

На работу на личном автомобиле: можно ли ГСМ принять в расходы, нужно ли платить НДФЛ и взносы

23.05.2023 распечатать

Компания вправе компенсировать работнику расходы на ГСМ, если он ездить на работу и обратно на личном автомобиле. Но все всегда и не всем. Для налога на прибыль расходы должны быть экономически выгодны. Кроме того, это может оказаться невыгодно: компенсация за ГСМ попадает под обложение НДФЛ и страховыми взносами.

Можно ли списать в расходы ГСМ, если сотрудники ездят на работу на личном автомобиле? Ответ на этот вопрос мы нашли в письме Минфина РФ от 30.03.2023 г. № 03-03-06/1/27888.

Когда расходы на проезд к месту работы и обратно на личном автомобиле учитывают в базе по прибыли

В письме Минфина РФ от 30.03.2023 г. № 03-03-06/1/27888 свой ответ чиновники начали с отсылки к статье 252 НК РФ, по которой компания вправе уменьшать доход на сумму экономически обоснованных и документально подтвержденных расходов. Чтобы это четко установить нужно учитывать обстоятельства, которые в свою очередь должны свидетельствовать о намерениях компании получить экономический эффект.

По общим правилам пункт 26 ст. 270 НК РФ запрещает учитывать при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы на оплату проезда к месту работы и обратно общественным транспортом, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Исключения сделаны в двух случаях:

для производств, где технологические особенности производства подразумевают использование ведомственного и аналогичного транспорта, например, предприятие удалено от населенных пунктов, имеет секретный режим и т.п.;
для компаний, у которых расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Следовательно, организация может учесть расходы на проезд работников к месту работы и обратно:

если работников доставляют к месту работы и обратно ведомственным транспортом в силу технологических особенностей производства,
если такие расходы включены в систему оплаты труда в организации.

НДС по расходам на проезд к месту работы и обратно

Применить вычет по НДС по расходам на проезд работников к месту работы и обратно можно только при соблюдении двух условий:

Если товары, работы либо услуги приобретены с НДС для осуществления операций, облагаемых НДС (пп.1 и 2 статьи 171);
Если у компании есть счета-фактуры, выставленные продавцами и первичка по принятию товаров, работ или услуг к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Если вышеперечисленные условия не выполнены, оснований для вычета НДС не имеется.

НДФЛ и взносы при компенсации расходов работников на бензин

В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ доходам работника признаются все полученные доходы, как в денежной, так и в натуральной форме.

К доходам, полученным в натуральной форме, относится, в том числе, полная либо частичная оплата организацией или ИП за работника товаров, работ или услуг. Сюда входят коммунальные услуги, питание, отдых, обучение, бензин и т.д. (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Доход, полученный в натуральной форме, рассчитывается как стоимость этих товаров, работ, услуг по рыночным ценам.

Что касается страховых взносов, доходы, не облагаемые взносами, указаны в ст. 422 НК РФ.

Суммы расходов организации на оплату стоимости ГСМ в связи с использованием работниками личного транспорта для проезда из дома до работы и обратно не указаны в статье 422 НК РФ. Следовательно, данные суммы облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Выбор читателей

Источник

Курьер на автомобиле быстрее доставляет пиццу, ремонтник объезжает больше клиентов, а менеджер по продажам скорее возвращается из командировки. Поэтому фирмы доплачивают сотрудникам за использование личного авто и бензин.

Но директор хочет платить меньше налогов и не тратить время на оформление бумажек. Бухгалтер — контролировать расход ГСМ. Юрист с кадровиком — исключить споры с работником в случае аварии.

В статье разбираем, как не тратить время, деньги и соблюсти закон.

Расходы при разных схемах

Использование личного автомобиля в служебных целях работнику можно компенсировать по ст. 188 Трудового кодекса РФ. Компенсация не облагается НДФЛ, страховыми взносами. Но в расходы по налогу на прибыль или УСН можно принять только 1 200 рублей.

Некоторые бухгалтеры оформляют договор аренды автомобиля между работодателем и работником. И тогда в расходы по налогу на прибыль полностью принимают затраты на бензин арендованного автомобиля. Но если автомобиль украдут, его стоимость будет возмещать работодатель.

Можно взять авто в аренду с экипажем. Тогда за машину отвечает работник. Но есть налоговые риски. Выплаты по аренде могут переквалифицировать в компенсацию по ст. 188 ТК РФ и доначислить налог на прибыль.

«Черный нал» может быть и удобнее для расчетов, но его нужно где-то брать и на него нельзя уменьшить налоги.

Прикинем экономию налогов на 1 человека при разных схемах оформления. Во всех случаях работник получает 3 000 рублей на оплату бензина и 500 рублей. При аренде с экипажем 500 рублей разделим пополам на аренду и услуги экипажа.

	Наличка от дивидендов	Компенсация	Аренда	Аренда с экипажем
Выплаты сотруднику	0	500	500	500
Страховые взносы с услуг экипажа	0	0	0	86
НДФЛ	0	0	75	75
ГСМ (компенсация работнику по чекам)	3 500	3 000	3 000	3 000
Возьмем в расходы	0	1 200	3 575	3 661
Экономия по налогу на прибыль		-240	-715	-732
Заплатили государству налоги и СВ		-240	-640	-657
Всего затраты*	3 500	3 260	2 935	3 004

*_{здесь НДФЛ считаем расходами работодателя, т.к. работник должен получить сумму на руки 3 500 независимо от выбранной схемы.}

Способ 1. Черный нал

Компенсировать затраты работнику можно и в конверте. Это до сих пор популярно в организациях, но рискованно.

Какие налоги. С выплат работнику фирма не платит НДФЛ, страховые взносы. Выплаты нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль. Но чтобы получить наличные средства, фирма рискует и несет расходы. Кто-то получает наличные от выплат дивидендов, и это дополнительные 13 или 15 % налога. Кто-то сотрудничает с фирмами-однодневками, что чревато налоговыми претензиями и блокировкой расчетного счета службой банка по 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов…»

При этой схеме работы документы с работником часто не оформляют. А если оформляют, то не упоминают в официальных документах фирмы разъездной характер работы сотрудника и его автомобиль. Чтобы работник, получив наличку, не пошел потом в суд с требованием о выплате ему официальной компенсации за использование личного авто.

Способ 2. Компенсация

Этот способ возмещения затрат работникам признает налоговая и фонд социального страхования. Он прямо предусмотрен ст. 188 ТК РФ.

Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять не больше 1 200 рублей. С суммы компенсации не нужно удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Это прямо разрешает п. 3 ст. 217 НК РФ и подтверждают госорганы: письма Минфина от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, Минтруда от 26.02.2014 № 17-3/В-92, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985, ПФР РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260.

Как оформить. Потребуются документы:

1. Соглашение с работником.

По ст. 188 ТК РФ нужно письменное соглашение с работником. Но порядок компенсации не является обязательным условием трудового договора по ст. 57 ТК РФ. Поэтому его можно оформить не только в виде Соглашения к Трудовому договору, но и сделать в формате Приказа руководителя.

Минфин формат приказа признает: «основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности — соответствующие документы)». Письмо Минфина РФ от 16.05.05 № 03-03-01-02/140.

2. Локальный нормативный акт о разъездном характере работы.

Это может быть и пункт в коллективном договоре. Обычно указывают перечни должностей, которые имеют разъездной характер, и их право на получение компенсации.

3. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей.

4. Ежемесячные отчеты об использовании авто.

Нужны, чтобы подтвердить объем расходов на топливо и пройденный путь. Обычно это Путевые листы, но чтобы не тратить время на их оформление применяют Отчеты электронной системы. Минфин такие отчеты признает в письме от 16.06.11 № 03-03-06/1/354: «По мнению Департамента, при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь».

Как проверить, ездил ли работник по нужному адресу? Какой путь проехал и действительно ли потратил столько бензина? Автоматизируйте это. Вы пишете адрес клиента и время, сотрудник включает мобильное приложение «СБИС Курьер» и едет к клиенту. Система проверит маршрут по GPS и сформирует отчет для руководителя.

Контроль маршрута сотрудника по геометке

СБИС Курьер проверит, был ли сотрудник у клиента в указанном месте и в нужное время

Способ 3. Аренда автомобиля

Этот способ подходит для небольших компаний, когда работодатель полностью доверяет сотруднику.

Работодатель берет в аренду автомобиль работника по договору аренды. Такой договор предусмотрен ст. 642 ГК РФ. Для начала аренды подписывает с сотрудником акт приема-передачи автомобиля в аренду. После окончания — акт о возврате авто из аренды. Это сложно, когда авто реально не передается фирме и работник ездит на автомобиле то к клиентам, то домой, то в садик за ребенком. В случае аварии, кражи или поломки авто ущерб возмещает работодатель. Поэтому придется либо доверять работнику, либо подписывать по 2 акта приема-передачи в день. Некоторые просто не отдают сотруднику его экземпляр договора.

Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду, расходы на бензин, на текущий и капитальный ремонт авто (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). С суммы арендной платы надо удержать НДФЛ.

Как оформить. Потребуются документы:

1. Договор аренды авто.

2. Акт приема-передачи автомобиля.

3. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.

4. Ежемесячные отчеты об использовании авто.

Нужны для подтверждения объема расходов на топливо и пройденный путь.

Подписывайте документы прямо в смартфоне

Выпустите в СБИС электронные подписи для кадрового электронного документооборота

Способ 4. Аренда автомобиля с экипажем

Этот способ применяют как альтернативу компенсации. По договору аренды автомобиля с экипажем работодатель платит за аренду автомобиля и услуги водителя. Такой вид договора предусмотрен ст. 632 ГК РФ.

Какие налоги. НДФЛ с сумм аренды и услуг водителя. Страховые взносы с сумм услуг водителя. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду и услуги водителя, страховые взносы, расходы на бензин.

Как оформить. Потребуются документы:

1. Договор аренды авто с экипажем.

2. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

3. Ежемесячный акт оказанных услуг.

Нужен для подтверждения стоимости оказанных услуг, объема расходов на топливо и пройденный путь.

Подведем итог

При любой схеме работы придется считать километраж, чтобы не переплачивать за бензин и подтвердить обоснованность расходов ГСМ при налоговой проверке.

Удобно это делать в СБИС Курьер. Работник включает приложение и едет. Система рассчитает расстояния по GPS, учтет время в пути, сформирует отчет и отправит его на согласование руководителю.

Считайте пробег автомобиля по геометкам

Работник включает мобильное приложение и едет к клиенту. СБИС Курьер проверяет маршрут и километраж.

Источник

С вопросом разбирался Минфин в письме от 29.06.2023 № 03-03-06/2/60502.

Ведомство напомнило, что ст. 264 НК РФ разрешает отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Такие нормы расходов утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Таким образом, компания может учесть в расходах для целей налога на прибыль компенсацию сотруднику за использование для служебных поездок личного авто только в пределах установленных норм.

При этом в такой компенсации уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт).

Это значит, что если стоимость ГСМ, дополнительно возмещаемую сотруднику (сверх компенсации за использование авто по нормам), включить в состав расходов, то такое включение будет повторным. Так поступить нельзя.

Следовательно, отдельную компенсацию работнику расходов на ГСМ при использовании личного авто в служебных целях в расходы по прибыли не включают. Минфин уже не раз высказывал такую точку зрения.

Об альтернативной точке зрения мы рассказывали здесь.

Порядок оформления и пример соглашения с сотрудником на использование личного автомобиля в служебных целях – в Типовой ситуации КонсультантПлюс. Пользуйтесь бесплатно, оформив пробный доступ в систему.

Источник

Компенсация за личный автомобиль в служебных целях прописывается в соглашении. Ее сумма зависит от частоты поездок и их интенсивности, затрат на техосмотры, горючее и т. д. В статье расскажем, как грамотно рассчитать и прописать выплаты, в том числе на ГСМ расходы.

Использование личного автомобиля работника: как прописать

Закон допускает два варианта применения машины сотрудника для рабочих нужд.

Арендовать машину по договору. Эта процедура находится в сфере действия Гражданского кодекса.
Возместить расходы в форме компенсации. Это мероприятие регулирует Трудовой кодекс (ст. 188 ТК РФ).

В последнем случае все нюансы нужно прописать в допсоглашении по стандартной форме. Стороны согласовывают сумму компенсации и периодичность выплат.

Обратите внимание! На ежемесячную компенсацию имеют право только сотрудники, которые регулярно ездят по делам компании. В коллективном договоре укажите перечень должностей с разъездным типом работы.

Как прописать разъездной характер работы в ЛНА — читайте рекомендации экспертов ИПК.

При этом важно учесть некоторые нюансы:

Машина находится в собственности сотрудника (Письмо ФНС от 13 ноября 2018 г. N БС-3-11/8304@).
Руководитель знает о служебных разъездах на этом автомобиле и не против.
Поездки обусловлены производственными нуждами и совершаются в интересах компании.

Бланк соглашения об использовании транспортного средства сотрудника скачайте здесь

В документе необходимо указать:

Полные характеристики машины: тип, цвет, марку, VIN, регистрационный знак, год выпуска, описание типа, марки и мощности двигателя.
Реквизиты свидетельства о регистрации, которое подтверждает владение ТС сотрудником.
Сумма выплаты, с учетом износа, трат на бензин и техобслуживание.
Способ расчета (фиксированный или по фактическому количеству поездок).
Срок отчета об эксплуатации авто. В качестве подтверждения расходов используют путевые листы и чеки.
Сроки выплаты компенсации (обычно ежемесячно, после предоставления отчета) и период действия соглашения.
Порядок процедуры: отчет — приказ руководителя — обязанности бухгалтера.
Ответственность работника.

Основанием для выплаты станет приказ руководителя. Укажите фиксированную сумму ежемесячной выплаты и распорядитесь о возмещении расходов на ГСМ и ремонт (техобслуживание) машины. Ответственным назначают бухгалтера компании.

Образец приказа об установлении компенсации за использование личного ТС на работе скачать здесь

Компенсация расходов за использование личного автомобиля

Компенсация личного автомобиля состоит из нескольких выплат (ст. 188 ТК РФ):

за эксплуатацию ТС,
его амортизацию,
обслуживание, ремонт, покупка горюче-смазочных материалов (компенсация ГСМ).

Важно! Госслужащие применяют Постановление Правительства РФ от 02.07.2013 № 563, которое обозначает пределы компенсации для мотоциклов и легковых авто:

Мотоциклы — не более 1200 руб. в месяц.
Легковое авто до 2000 куб. см. двигателя — 2400 руб. ежемесячно.
Машина с объемом мотора свыше 3000 см³ — 3000 рублей каждый месяц.

Компенсацию для остальных компаний и ИП, согласно статье 188 ТК РФ, можно установить индивидуально, по соглашению с владельцем машины. Удобнее всего прописать порядок расчета и условия назначения в отдельном внутреннем положении.

Учтите, что есть конкретные пределы суммы расходов за месяц при расчете налога на прибыль. Они прописаны в Постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92:

Объем двигателя до 2000 см³ — ежемесячно 1200 рублей.
Свыше 2000 кубических сантиметров — 1500 руб.
Для мотоциклов — 600 руб.

Эти нормы уже включают в себя ГСМ, ремонт и техобслуживание, поэтому все выплаты сверху не пойдут к вычету.

Читайте в нашем материале как установить компенсацию за личное оборудование дистанционному работнику.

Важно! Компенсация за использование личного автомобиля не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), как и страховыми взносами (пп.2 п.1 ст. 422 НК РФ). Но целесообразность трат нужно будет подтвердить. Для этого делают допсоглашение с прописанным размером выплаты, расчет компенсации со всеми прилагающимися документами и копию ПТС.

Как рассчитать компенсацию

Транспортные расходы возмещают на основании служебной записки или заявления сотрудника. В приложении он должен добавить бумаги, подтверждающие слова в заявлении.

Образец служебной записки о возврате расходов за поездку скачайте здесь.

Для расчета ГСМ и техобслуживания учитывают ряд факторов.

Частота служебных разъездов.
Учитываются только рабочие дни, без выходных и праздников.
Периоды отпуска и больничного работника не включают в расчет.
Расход горюче-смазочных материалов считают по чекам АЗС.
Лимиты расхода топлива. В организации должен быть отдельный приказ с порядком расчета для конкретной марки машины или усредненный.
Ежемесячный отчет о разъездах сотрудника. Обычно его формируют на основе путевых листов, которые и являются подтверждающими документами об использовании авто.

Обратите внимание! Точный размер компенсационной выплаты закон не определяет. Но, чтобы избежать проблем с ФНС, устанавливайте их в разумных пределах, чтобы можно было экономически обосновать. Об этом напоминает Минфин России в Письме от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672.

Правила расчета желательно прописать в соглашении. Так вы обезопасите себя от судебных споров. Используйте отчет владельца авто и путевые листы с чеками, чтобы составить бухгалтерскую расчетную справку. В ней указывают:

Сколько рабочих дней было в отчетном месяце.
Период использования ТС и километраж пробега.
Сумму, фактически потраченная на бензин.
Фиксированную оплату за износ по договоренности.
Если есть — размер дополнительных расходов (парковка, ремонт и т.д.).
Итоговую сумму выплаты за месяц.
Приложения — документы для обоснования компенсации.

Источник