В 2023 году оформлять путевые листы на грузовые автомобили нужно с учетом новых правил: изменился состав путевого листа и порядок его составления. В данной статье напомним о новшествах и предложим для скачивания актуальный бланк путевого листа на грузовики для юридических лиц и ИП. Также обратите внимание на пример заполнения.
Оформлять путевые листы должны организации всех форм собственности и индивидуальные предприниматели, которые используют транспортные средства для перевозки грузов и пассажиров.
Многочисленные изменения в части путевых листов произошли с 1 марта 2023 года. Мы подробно рассказывали о них читателям. Если обобщить, то с 1 марта не нужно указывать наименование и номер путевого листа. Не нужно вписывать собственника транспортного средства, но понадобятся сведения о том, кто оформил путевой лист.
Также с 1 марта виды перевозки и сообщения указывайте в путевом листе согласно списку из пункта 7 Состава сведений из приказа № 390. Раньше в порядке заполнения путевого листа они конкретизированы не были, было просто прописано, что сведения о перевозке включают информацию о видах сообщения и перевозок. Теперь их оформили списком:
| Виды перевозки | Виды сообщения |
1.Коммерческие перевозки:
|
1. Городское;
2. Пригородное; 3. Междугородное. |
| 2. Перевозки для собственных нужд | |
| 3. Передвижение и работа специальных транспортных средств |
Сведения о транспорте
Укажите тип транспортного средства, марку и модель согласно ПТС (п. 5 Состава сведений из приказа № 390). Раньше уточнения про паспорт транспортного средства не было.
Новый бланк и образец заполнения путевого листа для грузовика
Предлагаем вам скачать новую форму путевого листа с учетом всех изменений 2023 года.
Напомним, что форму путевого листа на бумаге нужно разработать и утвердить самостоятельно. Утвержденного бланка нет. В путевом листе должны быть обязательные реквизиты из раздела I приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390. В путевой лист, помимо обязательных реквизитов, можно включить любые дополнительные реквизиты, которые учитывают специфику вашей деятельности.
Если же вы планируете оформлять путевые листы в электронном виде, разрабатывать свою форму не нужно. Путевой лист можно будет оформить в бухгалтерской программе или в ГИС ЭПД. Подробнее см. “Электронные путевые листы с 1 марта 2023 года“.
Что же касается грузовых автомобилей, то за основу можно взять унифицированную форму 4-С или 4-П, дополнив ее недостающими реквизитами.
Приведем образец заполнения путевого листа грузового автомобиля с учетом всех изменений 2023 года.
Бланки путевых листов на все случаи жизни и для всех видов транспорта есть в Консультант Плюс!
| Бланк/образец | Ссылка (скачать) |
| Путевой лист грузового автомобиля (на основе формы 4-С, бланк) | СКАЧАТЬ БЛАНК |
| Путевой лист грузового автомобиля (на основе формы 4-П, бланк) | СКАЧАТЬ БЛАНК |
| Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля (на основе формы 4-С) | СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ |
| Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля (на основе формы 4-П) | СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ |
Обязательные реквизиты путевых листов грузовиков в 2023 году
СКАЧАТЬ ПАМЯТКУ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ В 2023 ГОДУ (PDF)
Если же вы планируете разрабатывать бланки путевых листов для грузовых машин самостоятельно, то напомним про обязательные реквизиты в этих документах. Обязательно включите в форму:
- Срок действия – число, месяц, год. Если путевой лист действителен дольше календарного дня – даты начала и окончания срока действия;
- Полное наименование, адрес, телефон, ОГРН организации;
- Тип автомобиля (легковой или грузовой), его марка, модель и регистрационный номер;
- Дату и время выезда и возвращения на парковку;
- Показания одометра при выезде и возвращении;
- Отметки о проведении контроля технического состояния автомобиля;
- Ф.И.О. водителя;
- Отметки о проведении медосмотра водителя с указанием Ф.И.О. медработника, медорганизации (если медработник состоит в штате медорганизации), реквизитов и срока действия лицензии на проведение медосмотров;
- Вид перевозки – для собственных нужд, а если вы перевозчик – перевозка грузов либо вид перевозки пассажиров: регулярная, по заказу, легковое такси;
- Вид сообщения – городское, пригородное, междугородное.
Также смотрите:
“Изменения по путевым листам с 01.03.2023 года: обзор“;
“Журнал учета путевых листов в 2023 году“.
Видео по теме: путевые листы для грузовиков с 01.03.2023
С 01.09.2023 действуют новые правила оформления путевых листов, обновлен состав сведений документа. Отразилось ли это на содержании путевого листа грузового автомобиля, как его оформлять, на каком бланке? Ответы на эти и другие вопросы в материале далее.
Какие нормы применяются в 2023 году
Обратите внимание: с 01.09.2023 действует новый бланк путевого листа, который включает дополнительный реквизит — СНИЛС водителя. Переходите по ссылке, чтобы скачать новую форму бланка путевого листа, применимую с 1 сентября.
Путевой лист 2023: образец
Посмотреть
Скачать
Организации, как и раньше, могут использовать бланки путевых листов для грузового авто, рекомендованные Постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997. Речь идет о форме № 4-С (ОКУД 0345004) и № 4-П (ОКУД 0345005).
Одна из них (4-С) оформляется при оплате работы водителя грузовика по сдельным расценкам, а вторая (4-П) – если его услуги оплачиваются с применением временного тарифа. На основе этих форм разрешено разрабатывать и использовать в работе собственные бланки путевых листов.
Напомним: путевой лист используется организациями, ИП при грузоперевозках, пассажироперевозках, составляется по каждой поездке, может быть однодневным, многодневным. Он подтверждает факт поездки, служит обоснованием сопутствующих расходов (по ГСМ, парковке, содержанию транспорта, проч.), позволяет контролировать движение. Оформлением путевого стандартно занимается работник, которому это поручили.
Изменения 2023: что учесть при оформлении листа для грузовика
С 01 сентября 2023 года вступили в силу новые требования Минтранса, утвержденные приказом от 05.05.2023 №159:
- в сведениях о водителе помимо прочего следует указывать СНИЛС, а также серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
- закреплено право оформить один путевой лист на один рейс, если его длительность больше рабочего дня или смены водителя (водителей), либо на несколько рейсов, если в течение рабочего дня или смены у водителя ряд рейсов;
- разрешено изменять сведения о водителях, марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, если формируют электронный путевой лист.
Путевой лист 2023: образец
Посмотреть
Скачать
Напимним, Минтранс в марте 2023г. уже вводил изменения, связанные с введением электронных путевых листов. С марта 2023 г. Приказом Минтранса №390 от 28.09.2022 введен новый состав сведений, который должен присутствовать в путевом листе, обновлены правила его оформления. Обратить внимание нужно на следующее:
1. Путевой лист, в т. ч. грузового автомобиля, можно оформлять на бумаге либо электронно с заверением УКЭП (на выбор организации, ИП).
2. Если грузовое авто сдается в аренду и используется для перевозок, то его оформляет по новым правилам арендодатель.
3. Оформление документа производится до выпуска грузовика на линию. Можно оформлять несколько листов на один грузовик, по-отдельности на каждого водителя.
4. Путевой лист должен содержать сведения, обозначенные Приказом № 390. При этом – составляться с учетом требований ч. 2 ст. 9 ФЗ № 402 (по обязательным реквизитам) и ч. 3 ст. 6 Устава, утв. ФЗ № 259 в послед. ред. от 21.11.2022 (о указании сведений).
5. В оформляемый документ можно включать дополнительно иные сведения, связанные со спецификой деятельности, особенностями перевозки.
6. Отметки медиков и иных ответственных лиц делаются в электронном листе с подписанием ЭЦП. Данные одометра фиксируют при выезде и по факту возвращения, во время смены, при передаче грузовика другому водителю.
Как оформить путевой лист в электронном виде
Согласно п. 9 ч. II Приказа Минтранса № 390 от 28.09.2022, путевой лист оформлять в 2023 г. можно на бумаге и в электронном виде. Как правильно это делать, обязателен ли электронный путевой лист в 2023 г., будем разбираться далее.
Подробнее
7. Журнал учета путевых листов не обязателен, ведется добровольно.
Заполняя рекомендованный бланк путевого листа грузовика, необходимо включать в него обязательные на текущий момент реквизиты и сведения (при их отсутствии).
Проверить правильно ли вы заполнили путевой лист можно с помощью Готового решения от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ бесплатно.
Как оформлять путевой для грузовика в 2023 году (пошагово)
С учетом сказанного выше, при оформлении путевого листа грузового автомобиля, нужно руководствоваться п. 9 — 14 Порядка, утв. Приказом № 390 и указывать:
1. В однодневном листе – дату его использования, а многодневном – начало и конец срока действия (число, месяц, год).
2. Данные о том, кто оформляет путевой лист (например, полное название, ОГРН, адрес места нахождения, контакты юрлица).
3. Об авто:
- характеристики (тип, марка, модель, госномер) и, при наличии, то же самое о прицепе;
- сведения по техосмотру с указанием даты и времени, пройденному до рейса и до смены;
- дата, время выхода на линию и возвращения, а также показатели одометра.
4. Данные водителя: инициалы, дата прохождения обязательного соответствующего медосмотра, предусмотренного законодательством, его результаты (до и после рейса, до и после смены), СНИЛС.
5. Вид перевозки:
- коммерческая: регулярные пассажироперевозки, транспортировка по договору перевоза грузов и фрахтования, перевозки при аренде транспорта с экипажем, по заказу, с участием такси, групп детей автобусами;
- для собственных нужд (транспортировка грузов, перевоз людей своими силами);
- работа спецтранспорта.
6. Вид сообщения:
- городской (маршрут проходит в пределах конкретного населенного пункта);
- пригородное (маршрут проходит между населен. пунктами, причем охватывает до 50 км между их границами);
- междугородное (маршрут следования охватывает расстояние больше 50 км между границами населенных пунктов);
- международное (маршрут выходит за пределы России либо предусматривает перевозку на ее территорию с пересечением границы (транзитом)).
№ путевого листа, данные владельца по новым правилам исключены, указывать их можно добровольным порядком. При перевозке материальных ценностей в путевом листе грузового авто следует отображать реквизиты товарно-транспортной документации.
Если использовался электронный путевой лист при принятии груза, то водитель (перевозчик) должен предъявить грузоотправителю для целей сверки электронный путевой либо его копию на бумаге!
Образец путевого грузовика на бланке компании с условными данными
Скачать образец заполнения путевого листа грузового автомобиля
Исправление ошибок
Ошибки в путевом листе, оформленном на бумажном носителе, подлежат правке. Порядок их корректировки устанавливает ч. 7 ст. 9 ФЗ «О бухучете», п. п. 19, 21 ФСБУ 27/2021. Необходимо, последовательно:
- перечеркнуть ошибочную запись линией так, чтобы она прочитывалась;
- сделать правильную запись;
- указать «Исправлено», дату корректировки;
- заверить исправление подписью ответственных лиц с расшифровкой и указанием должности (обычно водителя, лица, отвечающего за оформление).
Итоги
- Путевой грузовика оформляют ответственные сотрудники организаций, ИП, арендодателей.
- Для оформления можно использовать рекомендованные типовые бланки № 4-с и № 4-П либо разработать собственный бланк.
- С 01.09.2023 при заполнении путевого листа учитывайте новые требования Минтранса.
- С 01.03.2023 допускается оформление на бумаге либо, по выбору, электронно. Необходимо учитывать изменения состава сведений, а также обновление правил оформления (Приказ Минтранса № 390 от 28.09.2022).
- При оформлении нужно соблюдать требования ч. 2 ст. 9 ФЗ № 402 в послед. ред. от 05.12.2022 (по обязательным реквизитам) и ч. 3 ст. 6 Устава, утв. ФЗ № 259 в послед. ред. от 21.11.2022 (по сведениям).
Для контроля работы водителя и автомобиля компании обязаны оформлять путевые листы. Это документ первичного учета. На их основании рассчитывают оплату труда водителю, списывают ГСМ, а также предъявляют заказчику сумму к оплате. Разберемся, как заполнить путевой лист грузового автомобиля с учетом новых правил, которые начали действовать 1 января 2021 года.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк путевого листа грузового автомобиля по форме 4-П .xlsСкачать образец путевого листа грузового автомобиля по форме 4-П .xlsСкачать пустой бланк путевого листа грузового автомобиля по форме 4-С .xlsСкачать образец путевого листа грузового автомобиля по форме 4-С .xls
Как работать с путевым листом
Заполняет бумагу уполномоченный на это сотрудник компании-владельца автомобиля — это может быть сам руководитель, бухгалтер или диспетчер. Делать это нужно до начала осуществления рейса, если его продолжительность больше, чем рабочая смена шофера, или до начала первого рейса, если за смену водитель делает не один рейс.
Если на один автомобиль оформляют несколько путевых листов, то дату, время и показания одометра указывают таким образом:
- в лист водителя, выезжающего первым, вносят данные при выезде с парковки;
- в лист водителя, заезжающего последним, — сведения при заезде автомобиля на парковку.
Важно! С 1 марта 2019 года, согласно приказу Минтранса РФ от 21 декабря 2018 года № 467, начали действовать нововведения. В частности данные с одометра нужно снимать при выезде с «парковки» (а не с «гаража») и въезде на нее. С 2021 года также нужно включать в бланк новые реквизиты: сведения о перевозке, обязательно марку ТС, отметки о предрейсовом и послерейсовом медицинском осмотре водителя и техническом осмотре ТС (приказ Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368).
Формы путевых листов грузовиков содержат отрывные талоны. Часть сведений в них вносит заказчик, часть — исполнитель. Талоны нужны, что выставить заказчику счет за оказанные посредством грузового автомобиля услуги.
Все путевые листы после их закрытия хранятся в бухгалтерии у собственника автомобиля или арендатора. На основании информации из путевого листа бухгалтер рассчитывает заработную плату водителю и списывает затраты на ГСМ и эксплуатацию транспортного средства.
Какой бланк использовать
Существует три формы путевых листов, рекомендованные государством. Это 4-П, 4-С и 4-М. 4-П применяют при повременной оплате труда, 4-С — при сдельной, а 4-М — при междугородних перевозках. Отличий в заполнении этих бланков практически нет.
Формы утверждены постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78, перестали быть обязательными к применению с начала 2013 года. На сегодняшний день эти бланки не содержат все необходимые для путевого листа реквизиты, однако их можно добавить с учетом требований, прописанных в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368 (он заменил ранее действующий приказ от 18 сентября 2008 года № 152, устанавливающий порядок заполнения путевых листов и перечень их реквизитов).
Заполняем путевой лист грузовика с учетом новых реквизитов 2021 года (на примере доработанной 4-П)
Сначала необходимо указать:
- Серию и номер путевого листа, дату его выдачи.
- Наименование организации, ее код по ОКПО, адрес, номер телефона и ОГРН или ОГРНИП (согласно приказу Минтранса от 7 ноября 2017 года № 476).
- Срок действия листа. Здесь указывают дату: число, месяц, год.
- Сведения о перевозке. Как заполнять этот реквизит, указано в приказе Минтранса от 3 февраля 2021 года № ДЗ-468-ПГ. Для грузовых автомобилей пишут: «перевозка грузов».
Далее нужно указать информацию об автомобиле, водителе грузовика и т.д.:
- Режим работы, номер колонны, бригады.
- Марку ТС, номер парковки (ранее это был номер гаража).
- Государственный, гаражный номер ТС.
- ФИО водителя, его табельный номер.
- Номер удостоверения, класс.
- Вид лицензии, ее реквизиты.
- Сведения о прицепах.
После этого следует таблица, куда надо вносить данные о выезде с парковки и возвращении на нее. Отмечают число, месяц, время, показания одометра.
Затем располагается таблица с информацией о движении горючего. Записываем: марку и ее код, сколько горючего выдано, сколько осталось по возвращении на парковку, время работы. Заправщик, механик и диспетчер должны расписаться в своих графах.
После этой таблицы механик и водитель расписываются в том, что сдали и приняли автомобиль.
К сведению! В новых правилах заполнения путевых листов указано, что контролер технического состояния грузовика после проверки ТС должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен». Кроме того, нововведения 2021 года прописывают, какую отметку нужно вносить в лист после медицинского осмотра водителя: после осмотра перед выездом — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», по итогам послерейсового осмотра — «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
В задании шоферу отмечают название и адрес заказчика, время прибытия к нему и отбытия от него, сколько часов работал водитель, сколько поездок совершил.
В талонах для предъявления заказчику фирма-исполнитель указывает:
- Номер и дату составления путевого листа.
- Оплачиваемое время.
- Ездки.
- Присутствовал ли экспедитор.
- Пробег с грузом и всего.
- Перепробег.
- Тонны (массу перевезенных грузов).
- Тоннокилометры.
На обороте талона заказчик должен указать:
- Название компании-заказчика.
- Марку автомобиля, прицеп, их номера.
- ФИО и должность уполномоченного лица.
- Время прибытия к заказчику, отбытия к заказчику.
- Показания одометра.
Отрывной талон должен подписать таксировщик.
На обороте бланка надо отметить сведения о выполнении задания шофером: название фирмы-заказчика, показания приборов, время прибытия к заказчику, маршрут движения.
Также есть таблица для указания, были ли на линии простои, по какой причине и в какое время, какова их продолжительность. Ответственное лицо должно расписаться в подтверждение данных.
Далее расположены таблички, куда вносят сведения о расходе горючего, заработной плате водителя.
Кроме того, необходимо по каждому заказчику заполнить таблицу с такими сведениями (они повторяют данные на отрывных талонах для заказчиков):
- Оплачиваемое время.
- Ездки.
- Присутствовал ли экспедитор.
- Пробег с грузом и всего.
- Перепробег.
- Тонны (массу перевезенных грузов).
- Тоннокилометры.
К сведению! Данные бумаги необходимо регистрировать в специальном журнале их учета. Такой журнал с 2021 года разрешено вести в электронном виде, но заверять данные в нем нужно усиленной квалифицированной электронной подписью. После «закрытия» путевого листа его хранят в бухгалтерии компании в течение 5 лет.
Образец путевого листа грузового автомобиля
Путевой лист грузового автомобиля — это документ, с помощью которого ведется учет работы водителя, маршрута транспортного средства, километража и расхода топлива. Он используется для первичного учета работы транспортного средства и начисления зарплаты водителю.
Форма документа
Формы путевого листа грузового автомобиля (унифицированная форма № 4-С ОКУД 0345004 и форма № 4-П ОКУД 0345005) утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Но с 2013 года они стали рекомендованными, и компаниям разрешено разрабатывать собственные бланки. Единственное требование ко всем — форма путевого листа грузового автомобиля 2022 г. должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368.
Обратите внимание: форма 4-П применяется, когда происходит учет работы транспорта на основании фиксации времени его эксплуатации. Этот документ заполняется, когда за использование ТС плата рассчитывается исходя из повременных расценок. К примеру, когда транспортное средство осуществляет перевозку грузов, а оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения автомобиля в работе. Но при его применении существует ограничение: путевой лист на газель или иную марку грузовика разрешено оформлять, если в один день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения.
Форма 4-С позволяет учесть сдельный показатель применения автомобиля. Такой бланк применяют перевозчики, которые взимают плату за тонна-километры.
Оформление путевок на грузовики
Обязательные реквизиты установлены в приказе Минтранса России от 11.09.2020 № 368. Помимо этого, необходимо учитывать закон о бухучете (ст. 9 закона № 402-ФЗ), а бюджетным учреждениям — требования п. 25 приказа Минфина России от 31.12.2016 № 256н.
С учетом обязательных для всех норм путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя или юридического лица содержит следующие сведения:
- наименование — путевой лист;
- номер путевки, дату составления документа;
- срок действия. Выдают путевку на один день, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня). Другой вариант — оформляют путевку на всю продолжительность рейса (обязательно указать даты начала и окончания рейса);
- сведения о собственнике. Для организаций: наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН. Для ИП: Ф.И.О., почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП;
- Ф.И.О. водителя, номер его удостоверения, имеющуюся категорию;
- тип и модель автомобиля;
- государственный регистрационный знак автомобиля;
- показания одометра при выезде с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства;
- дату и время выезда с парковки и его заезда на парковку;
- подпись и Ф.И.О. работника, который ставит показания одометра, дату и время;
- сведения об использовании горючего;
- дату проведения предрейсового или предсменного техосмотра грузовика (число, месяц, год) и время (часы, минуты). Данные проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств. Внесенные сведения он заверяет своей подписью с указанием Ф.И.О.;
- сведения о перевозке (задание водителю).
Компаниям и ИП разрешено дополнять бланки информацией, которая нужна им для фиксирования факта хозяйственной деятельности и понесенных расходов. Но если не указать обязательные реквизиты, грозит штраф по статье 12.31.1 КоАП РФ — до 30 000 рублей. Помимо этого, правильное заполнение путевого листа грузового автомобиля — гарантия того, что налоговая одобрит списание понесенных расходов.
Покажем пример заполнения путевки для грузовика по форме 4-С.
Правила хранения документа
Оформленные путевки на основании приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368 следует регистрировать в специальном журнале (п. 17, 18) на бумажном или электронном носителе.
Сами листы хранят с учетом правил, действующих для первичных учетных документов. Срок хранения регламентируется несколькими НПА, но минимальный составляет 5 лет. Организация вправе продлить этот период на любой срок.
Автор месяца
Костров Никита
29 июля 2021 года вступил в законную силу Приказ Минтруда № 406н, который определяет процедуру подачи декларации соответствия условий труда по итогам проведения специальной оценки условий труда установленным государством требованиям. Рассмотрим подробно, как подать СОУТ в электронном виде, сравним этот способ с другими вариантами.
Читать дальше
Удостоверение по электробезопасности нового образца — это документ, который выдают работнику в качестве подтверждения пройденной проверки знаний и допуска к установкам. Рассказываем, как его оформить и какую запись внести.
Читать дальше
В соответствии со ст. 221 ТК РФ работникам, занятым на вредном производстве, работодателем безвозмездно предоставляется специальная одежда. Со временем выданное имущество устаревает и изнашивается, в результате чего списывается. Расскажем о том, в каких случаях списывается спецодежда, какие документы нужно подготовить, как происходит учет и списание спецодежды в 2023 году.
Читать дальше
Показать еще
С 1 марта 2023 года в путевые листы внесен ряд изменений. Расскажем, как выглядят новые путевые листы по Приказу Минтранса N 390 и приводим примеры.
Содержание
- Что изменилось в путевых листах с 01.03.2023
- Форма нового путевого листа
- Пример путевого листа легкового автомобиля после 01.03.2023
- Путевой лист грузового автомобиля — пример заполнения после 01.03.2023
- Запомните
Что изменилось в путевых листах с 01.03.2023
С 1 марта 2023 года начал свое действие Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390 (далее — Приказ N 390). Прежний аналогичный Приказ Минтранса от 11.09.2020 N 368 утратил силу несмотря на то, что изначально его срок действия устанавливался до 01.01.2027.
Приказ N 390:
- Обновил состав обязательной информации и правила заполнения путевых листов (далее будем пользоваться сокращением «ПЛ»). Так, из списка обязательных сведений исключили наименование и номер ПЛ. Их можно продолжать указывать, но это уже на выбор того, кто составляет документ. Вместо информации о собственнике (владельце) транспортного средства (далее — ТС) теперь в путевой лист надо вносить данные о юрлице или ИП, которые его выписали.
Обязанность оформлять ПЛ в 2023 году по-прежнему лежит на собственнике транспорта. Поэтому информация о владельце все равно попадает в ПЛ, только теперь как о составителе путевого листа. А если авто передано в аренду, ПЛ должен сделать арендодатель.
- Закрепил состав информации и типовые формулировки, которые нужно указывать в сведениях о виде перевозки и виде сообщения.
- Зафиксировал правила подписания ПЛ, в том числе медработниками и лицами, отвечающими за техсостояние ТС. А также закрепил порядок такого подписания для электронных ПЛ.
Формат электронного путевого листа под нормы Приказа N 390 утвержден Приказом ФНС от 17.02.2023 N ЕД-7-26/116@. Оформить ПЛ по этому формату можно в том числе в Государственной информационной системе перевозочных документов — ГИС ЭПД.
Если электронный ПЛ применяется при приеме груза для перевозки, водителю или представителю перевозчика нужно предъявить ПЛ грузоотправителю для сверки. Предъявлять можно в электронной или в бумажной форме. Для предъявления в бумажном варианте электронный ПЛ распечатывается (создается бумажная копия ПЛ).
Порядок предъявления ПЛ грузоотправителю в 2023 году в электронном виде прописан в п. 1 ст. 10 Устава автомобильного транспорта, утв. Законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ. Последовательность действий такая:
- Водитель или перевозчик предъявляет отправителю груза подтверждение формирования электронного ПЛ. Для этого отправителю направляется файл обмена ПЛ через оператора информсистем электронных перевозочных документов.
- Водитель (или представитель перевозчика), указанный в электронном ПЛ, предъявляет грузоотправителю документ, удостоверяющий личность. С 01.03.2023 водитель также может предъявить в качестве документа, удостоверяющего личность, свои водительские права.
Из правил формирования и ведения путевых листов исключили указание на необходимость ведения журнала их регистрации. Таким образом, с 01.03.2023 журнал учета ПЛ стал необязательным регистром. Хотя, если есть такое желание или необходимость, составители путевых листов могут продолжать его вести.
Сравнение старого и нового порядка формирования путевых листов в 2023 году мы сделали в материале Изменения в путевых листах с 2023 года
А в этой статье рассмотрим практические примеры заполнения путевых листов по новым правилам с 1 марта 2023 года.
Форма нового путевого листа
Обязательных к применению бланков путевых листов, оформляемых на бумаге, в 2023 году нет. Каждый составитель вправе разработать свой бланк, включив в него обязательный набор и перечень информации. С 01.03.2023 это нужно делать в соответствии с Приказом N 390н.
Разрабатывать свою форму (бланк) путевого листа можно только для его бумажной версии. Если пользоваться документом в электронной форме, необходимо соблюдать формат, установленный ФНС.
Поскольку документ достаточно сложный, на практике для разработки своих бланков компании и ИП чаще всего берут за основу типовые межотраслевые формы путевого листа, утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 N 78. Так же поступили и мы при подготовке этого материала.
Пример путевого листа легкового автомобиля после 01.03.2023
Пример заполнения путевого листа с 01.03.2023 для легкового автомобиля
Excel
Шпаргалка с пояснениями по заполнению путевого листа с 01.03.2023 для легкового автомобиля
ExcelВ качестве примера возьмем ситуацию, когда ПЛ оформляется для легкового авто, используемого в служебных целях частной компанией.
У транспортного средства один водитель, и ПЛ выписан в одном экземпляре. Возможные вариации и указания на изменения в путевых листах с 01.03.2023 приведены в примечаниях к путевому листу:
Формулировки для указания вида перевозки и вида сообщения особо представлены в п. 7 и п. 8 Приказа Минтранса N 390.
Новыми правилами уточнен порядок внесения показаний одометра для случаев, когда на авто работает не один водитель. В нашем примере он один, а что делать в ситуации с несколькими —представлено в примечании на схеме:
Путевой лист грузового автомобиля — пример заполнения после 01.03.2023
Образец заполнения путевого листа с 01.03.2023 для грузового автомобиля
Шпаргалка с пояснениями по заполнению путевого листа с 01.03.2023 для грузового автомобиля
ПЛ для грузового транспорта представим на примере мебельного фургона, принадлежащего фирме, выполняющей грузоперевозки по заказам.
Наш путевой лист выписан на один день и на одного водителя. Как следовало бы поступить, если бы ПЛ оформлялся на срок более одного дня — смотрите в примечании:
А если бы в течение этого дня по правилам внутреннего распорядка компании автомобиль мог использовать не один водитель, но при этом оформлялся один ПЛ, то в бланк нужно было бы добавить дополнительные графы для указания всех необходимых сведений о еще одном водителе. В том числе графы для указания задания и отметках о медосмотре для каждого водителя. Заполнять такие графы путевого листа с 01.03.2023 нужно по порядку, предусмотренному Приказом N 390.
По другим частям ПЛ для грузового авто существенных изменений c 01.03.2023 не произошло. Они формируются под индивидуальные задачи исполнителя и заказчика грузоперевозок и, при необходимости, по согласованию между ними.
Например, так в нашем примере выглядит отрывной талон путевого листа грузового автомобиля после изменений 2023 года:
Запомните
- Приказ Минтранса от 11.09.2020 N 368, по которому формировали путевые листы в 2022 году и в начале 2023 года, утратил силу раньше срока. Вместе него с 01.03.2023 действует приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390.
- Новый приказ изменил обязательное содержание путевого листа и порядок его заполнения. Порядок сделали более подробным и конкретным, например, расписали формулировки, применимые при внесении данных о виде перевозки и виде сообщения.
- Обязательных бланков для путевых листов в 2023 году не появилось. Их можно разработать и использовать свой вариант. Главное — чтобы были указаны все обязательные сведения.
- В 2023 году путевой лист может быть электронным. В таком случае следует использовать формат по Приказу ФНС от 17.02.2023 N ЕД-7-26/116@. При этом самостоятельные нововведения в нем уже не допускаются. Для простого и быстрого заполнения можно использовать систему ГИС ЭПД.
См. также:
- Путевые листы в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
- ГСМ, поступление и списание по Путевому листу в 1С
- С 1 марта 2023 — новые правила оформления путевого листа
Подписывайтесь на наши YouTube
и Telegram чтобы не
пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней
бесплатно
Путевой лист грузового автомобиля — важнейший элемент документооборота транспортной организации. Рассмотрим, какие бланки могут использоваться для формирования путевого листа грузового автомобиля.
Обязательно ли нужно составлять путевые листы на грузовой автомобиль
Оформление данных документов — процедура, обязательная для фирм, которые оказывают услуги в сфере перевозок на различных типах городского транспорта и на автомобилях: соответствующие предписания содержит п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Отметим также, что в соответствии с подп. 2.1.1 п. 2.1 ст. 2 Правил дорожного движения российские водители, находящиеся в дороге, обязаны иметь с собой в кабине путевые листы грузовых автомобилей — на тот случай, если полицейские будут проверять документы.
Читайте о штрафных санкциях за отсутствие путевого листа в специальном материале.
Для чего нужны путевые листы бухгалтерам
Путевой лист грузового автомобиля может потребоваться компании не только в силу требований закона. Он также используется в бухгалтерии — как первичный документ.
Используя сведения, фиксируемые в путевых листах грузовых автомобилей, бухгалтеры:
- начисляют зарплату работающим в фирме водителям, исходя из объема выполненной ими работы;
- списывают расходы фирмы на ГСМ, уменьшая на них налоговую базу по прибыли или УСН-налогу;
См. статью «Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2023 году».
- при необходимости компенсируют расходы на бензин сотрудникам, использующим личный автомобиль в работе.
В персональные обязанности бухгалтера может входить обеспечение хранения путевых листов грузовых автомобилей, в ряде случаев — ведение специализированного журнала учета соответствующих документов.
Подробнее о том, как организуется хранение и учет путевых листов, читайте в статьях:
- «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)»;
- «Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов».
Основные типы бланков путевого листа грузового автомобиля (формы 4-П, 4-С)
В качестве бланка путевого листа грузового автомобиля за основу можно взять форму 4-П, введенную в документооборот постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Путевой лист грузового автомобиля, составленный на основе этой формы, применяется для начисления бухгалтерией зарплаты водителю в рамках повременного тарифа. Как правило, этот документ нужен в тех случаях, когда водитель грузовика выполняет работу для одного-двух заказчиков за смену.
Также можно задействовать утвержденный Госкомстатом в отмеченном выше постановлении бланк путевого листа формы 4-С. Применяется он для компенсации услуг водителя в порядке сдельного выполнения работы, связанной с перевозками.
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними.
Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.
Об оформлении документа, утверждающего выбранную форму бланка, читайте здесь.
Перечень обязательных реквизитов путевого листа также содержит приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390. Документ действует с 01.03.2023. С 01.09.2023 организации и ИП должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390 в ред. приказа от 05.05.2023 № 159. Изменились с сентября и некоторые правила выписки ПЛ. Подробнее об изменениях мы рассказывали в этой публикации. Образец ПЛ с новыми реквизитами и рекомендации по закреплению в учетных целях новой формы путевого листа с сентября 2023 года см. здесь.
Основные нововведения 2023 года:
- Введен обновленный перечень обязательных сведений, фиксируемых в документе — теперь там нужно отражать (п. 1 Состава сведений и порядка по приказу № 390):
- срок действия документа;
- сведения о лице, которое оформило документ;
- сведения об автомобиле;
- сведения о водителе (с 01.09.2023 включая реквизиты водительского удостоверения и СНИЛС);
- сведения о виде перевозки;
- сведения о виде сообщения (городское, пригородное, междугородное).
- Требуется фиксировать показания одометра в трех случаях (подп. 2 п. 5 Состава сведений):
- при выезде автомобиля с парковки, которая предназначена для стоянки соответствующего ТС по окончании рейса и завершении рабочего дня водителя;
- при заезде ТС на парковку по завершении рабочего дня водителя;
- при приеме-сдача автомобиля другому водителю по завершении рабочего дня предыдущего водителя — в случае, если на один автомобиль оформляется несколько листов).
- Данные о перевозке должны отражать их конкретную разновидность.
Предусмотрено 3 типа перевозок (п. 6 Состава сведений):
- коммерческие (приводится их тип — например, перевозки пассажиров и багажа);
- для внутренних нужд;
- в рамках применения специальных транспортных средств.
- Лист оформляется арендодателем в случае, если машина арендована с экипажем (п. 10 Состава сведений и порядка заполнения листа).
- Предусмотрено применение нового типа отметки на путевом листе — «выпуск на линию не разрешен».
Она ставится, если в ходе контроля выявлены несоответствия требованиям (п. 13 Состава сведений и порядка заполнения листа).
- Требуется назначить работника, который будет отвечать за указание на листе даты, времени и данных по одометру при выезде ТС с парковки (въезде на нее) — если только ТС не управляет ИП без работников (п. 14 Состава сведений и правил заполнения листа).
- Если на автомобиль оформлено несколько бумажных листов, то дата, время и сведения по одометру при приеме-сдаче автомобиля следующему водителю по завершении рабочего дня предыдущего фиксируются и заверяются личной подписью того водителя, который принимает соответствующее ТС (п. 14 Состава сведений и правил).
- Путевые листы разрешено вести в электронном виде.
Ранее разрешалось заполнять электронно только журнал регистрации листов (в соответствии с приказом № 368).
Электронные листы подписываются ЭЦП работника, назначенного проставлять на документе дату, время и сведения по одометру при выезде ТС с парковки и заезде туда (п. 14 Состава сведений и правил). В случае приема груза на транспортировку по электронному листу водитель ТС предъявляет грузоотправителю электронный лист или же его копию в бумажном варианте (п. 15 Состава сведений и правил).
Медработник подтверждает прохождение водителем медосмотра электронной подписью, если используется электронный лист (п. 12 Состава сведений и правил).
С 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.
Как заполнить путевой лист, пошагово рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Если за основу своего путевого листа вы возьмете формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, то дополните их всеми недостающими обязательными реквизитами.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 в регулирующих нормативах отражена норма (действующая до сих пор), по которой путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять ПЛ на месяц нельзя. Как можно законно обойти это требование, мы объяснили в статье.
Где можно бесплатно скачать путевой лист грузового автомобиля по форме 4-С или 4-П
Скачать путевой лист грузового автомобиля (бланки форм 4-С или 4-П) можно бесплатно, кликнув по нужной картинке ниже:
Бланк путевого листа по форме 4-С в 2023 — 2024 годах
Скачать
Бланк путевого листа по форме 4-П в 2023 — 2024 годах
Скачать
С 2023 года введены в действие электронные путевые листы. Подробнее об этом мы писали в материале.
Где можно ознакомиться с образцом заполнения путевого листа грузового автомобиля 2023 года
Увидеть и скачать образцы заполнения путевых листов грузового автомобиля (их заполнение на бланках форм 4-П и 4-С имеет определенные нюансы) вы можете в «КонсультантПлюс», получив бесплатный демо-доступ к системе по ссылкам ниже:
Скачать бесплатно образец путевого листа по форме 4-С в КонсультантПлюс
Скачать бесплатно образец путевого листа по форме 4-П в КонсультантПлюс
Итоги
Путевой лист грузового автомобиля допустимо оформлять на бланке, разработанном самостоятельно, утвердив его в учетной политике компании. Обязательным условием оформления документа является учет требований Минтранса, утвержденных в приказах от 28.09.2022 № 390 (в ред. от 05.05.2023) и от 15.01.2021 № 9.