Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2021 года.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк путевого листа .xlsСкачать образец путевого листа .xls
Роль документа
Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:
- его техническое состояние;
- пройденный километраж;
- часы работы водителя;
- совершенные переезды в течение смены;
- расход горюче-смазочных материалов и пр.
На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.
Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.
Что должен иметь при себе водитель
Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:
- водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
- бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
- сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
- если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
- путевой лист.
Кто заполняет бланк
Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).
Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.
Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.
Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.
В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).
Особенности заполнения листа
С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.
Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).
При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.
После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).
Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.
Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.
Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС.
Как заполнить путевой лист
Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.
В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.
Итак, в лист по порядку вписываются:
- Серия и номер листа.
- Дата составления документа.
- Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
- Название организации, составившей документ, и ее адрес.
- Код по ОКПО.
- Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
- Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2021 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
- Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
- Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2021 года.
- Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.
Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:
- кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
- адрес подачи;
- время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
- подписи механика и водителя.
После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.
С правой стороны документа указываются:
- сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
- затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
- затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.
На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:
- адрес, откуда автомобиль выехал;
- место назначения;
- время выезда и возвращения;
- пройденный километраж;
- подпись водителя.
В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.
Подробнее о новых реквизитах 2021 года
Обновленные правила заполнения путевых листов, также содержащие перечень новых реквизитов, закреплены в применении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.
Сведения о перевозке
Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- организованная перевозка группы детей;
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
- перевозка для собственных нужд.
Сведения о транспортном средстве
С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.
Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.
Отметки о медосмотре и техническом контроле
Контроллер технического состояния авто при нормальном состоянии должен написать в листе: «Выпуск на линию разрешен» и заверить это своей подписью.
Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:
- перед рейсом: «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
- при возвращении со смены после осмотра: «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.
Можно ли обойтись без путевого листа?
Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.
Сколько времени хранить документ
Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.
О журнале учета путевых листов
С 2021 года такой документ организация имеет право вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие усиленной квалифицированной подписи.
Путевой лист (ПЛ) является важным учетным документом, сопровождающим работу любого транспортного средства компании – легкового, грузового, пассажирского. В нем фиксируется вся информация, касающаяся эксплуатации автомобиля: модель и номер ТС; ФИО водителя и часы его работы; показания одометра на начало и окончание рабочей смены; пробег ТС, фиксация переездов и произведенных работ; расход ГСМ и пр. С 01.09.2023 года введен новый порядок оформления путевых листов. Далее подробно рассказываем о том, как заполняются путевые листы с 2023 года.
Изменения в путевых листах с 2023 года
Обратите внимание: с 01.09.2023 действует новый бланк путевого листа, который включает дополнительный реквизит — СНИЛС водителя.
Путевой лист с 01.09.2023
Посмотреть
Скачать
Новая форма путевого листа с 2023 года содержит новые реквизиты, утвержденные приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390. Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368, действовавший до 01.03.2023 года, утратил силу.
ВНИМАНИЕ! С 01.09.2023 бланк путевого листа будет обновлен. В соответствии с Приказом Минтранса России от 05.05.2023 № 159 изменены сведения о водителе. С этой даты в обязательном нужно указывать его СНИЛС.
Согласно нововведениям путевой лист 2023 содержит реквизит «сведения о лице, оформившем путевой лист» вместо данных о собственнике ТС. То есть если автомобиль арендован, в данном поле указывайте данные арендополучателя, а не собственника.
Электронный путевой лист 2023
С 01.03.2023 года помимо бумажных путевых листов можно оформлять электронные, формат которых утвержден приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Подписывать электронный документ усиленной квалифицированной электронной подписью, которая создана на портале Госуслуг, вправе:
- медработник — при медосмотре водителя;
- должностное лицо, ответственное за техническое состояние автомобиля;
- ответственный за проставление отметок о времени выезда/заезда автомобиля в гараж, а также за показания одометра сотрудник
Бланк путевого листа можно разработать сомостоятельно. При этом важно сохранить обязательные реквизиты. Рассмотрим их более детально.
Обязательные реквизиты путевого листа
Опираясь на перечисленные сведения, бухгалтер компании или ИП не только осуществляет контроль использования ТС и эффективности работы водителя, но и производит начисление зарплаты водителю, механику и диспетчеру. Оформлением ПЛ и ведением учета их выдачи обычно занимается руководитель подразделения, бухгалтер, диспетчер или другое назначенное лицо.
С 2013 года единые стандарты ряда первичных документов упразднены — компании и ИП вправе разработать собственный бланк путевого листа либо использовать унифицированную, ранее утвержденную постановлением Госкомстата форму, что для большинства предприятий является предпочтительным вариантом. При этом существует набор реквизитов, заполнять которые следует обязательно.
Путевой лист – документ первичного учета, он должен быть пронумерован и датирован. В нем обязательно указываются следующие сведения:
- о сроке действия ПЛ, т.е. дата – число, месяц год, в течение которого документ актуален, если ПЛ оформляется на несколько дней, то указывают его период действия;
- о лице, оформившем ПЛ (для компании – название, организационно-правовая форма, ОГРН, место нахождения, телефон, для ИП – ФИО бизнесмена, ОГРНИП, адрес, телефон);
- о ТС (рег. номер, тип ТС, его модель, при использовании с прицепом/полуприцепом – его рег.номер и модель; показания одометра в полных км пробега на начало и конец рабочей смены; факт проведения предрейсового техосмотра ТС, а также послерейсового осмотра; дату и время выпуска ТС на линию и его возвращения);
- о водителе (ФИО, дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра).
Также в разряд обязательных входят следующие реквизиты путевого листа. Это:
- сведения о перевозке — потребуется включить в документ данные о видах сообщения (например, городском, пригородном, междугородном или международном) и видах перевозки пассажиров или грузов (регулярные, по заказам, легковым такси). Данные сведения закреплены в ст. 4 и 5 закона от 08.11.07 № 259-ФЗ);
- сведения о ТС — кроме типа и модели ТС теперь следует дополнительно указывать его марку, а при использовании с прицепом или полуприцепом следует отразить в ПЛ и марку прицепа/полуприцепа. Уточняется, что сведения о ТС включают в себя показания одометра как при выезде его с парковочной стоянки, так и при заезде на парковку по окончании рабочей смены. Если в компании эксплуатируются трамваи и троллейбусы, в ПЛ следует указывать их регистрационные и (или) инвентарные номера;
- обязанность послерейсового медосмотра водителей предусмотрена лишь в случае обязательности этой процедуры согласно законодательству РФ.
Режим работы (труда и отдыха) водителя в 2023 году
Режим труда и отдыха водителей автомобилей был существенно изменен Приказом Минтранса России № 424. Новые правила будут применяться до конца 2026 года. Особенности режима труда и отдыха водителей в 2023 году будут рассмотрены в нашем материале.
Подробнее
В обновленном порядке заполнения ПЛ приведены фразы, которыми обозначают результаты медосмотра водителя. После предрейсового осмотра водителя медработник указывает «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», а после послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Сотрудник, ответственный за техническое состояние и эксплуатацию ТС (обычно механик), после проведения предсменного техосмотра машины должен проставить в ПЛ отметку: «Выпуск на линию разрешен» и заверить ее своей подписью. Таким образом с учетом перечисленных дополнений оформляется путевой лист 2023.
Новым законом разрешено вести журнал регистрации ПЛ не только в бумажном варианте, но и используя электронную версию. Напомним, что журнал, оформляемый на бумаге, должен быть постранично пронумерован, прошнурован и на последней странице заверен подписью руководителя и скреплен печатью (при использовании ее предприятием). Если же ведение журнала с 01.01.2023 предполагается в электронном виде, то все вносимые в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.
Новый путевой лист 2023: образец
Образец путевого листа с 01.09.2023 года с комментариями подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ к справочно-правовой системе и бесплатно переходите к образцам документов.
Скачать путевой лист легкового автомобиля 2023 года
Итоги
Путевые листы с 1 сентября 2023 года содержат обновленные реквизиты. Также с этой даты можно оформлять электронный путевой лист, заверив его ЭЦП ответственных лиц.
С 1 сентября 2023 года применяются обновленные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения (Приказ Минтранса России 28.09.2022 № 390 в ред. Приказа Минтранса от 05.05.2023 № 159). Ниже по ссылкам вы можете бесплатно скачать актуальный бланк путевого листа легкового автомобиля и образцы его заполнения для определенного периода.
Вам поможет
Образец путевого листа легкового автомобиля с 1 сентября 2023
Образец путевого листа легкового автомобиля до 1 сентября 2023
Как заполнить путевой лист в 2023-2024 годах
Видео-инструкция по заполнению
Путевой лист легкового автомобиля (ПЛ) — это документ, который должны заполнять все хозяйствующие субъекты, эксплуатирующие автотранспорт. Компании и ИП не обязаны применять унифицированные формы путевых, но к их оформлению есть определенные требования.
Как заполнять ПЛ на транспортные средства, знает каждый бизнесмен, который эксплуатирует такой транспорт в служебных целях. Эти учетные первичные документы являются обязательными как для собственного, так и для арендованного автотранспорта.
Форма путевого листа легкового ТС в 2023 году
Форма, по которой ИП и организации заполняют документы на авто, утверждена еще 20 лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Этот бланк путевого листа легкового автомобиля в 2023 году является актуальным.
Предусмотрены отдельные бланки для:
- легкового транспорта;
- грузового транспорта;
- специального транспорта;
- такси;
- общественных автобусов;
- автобусов необщего пользования.
Унифицированная форма не обязательна для применения, организации и ИП вправе использовать путевой лист для водителя легкового автомобиля по своему шаблону. При разработке собственного бланка необходимо учитывать обязательные для заполнения сведения, которые утверждены Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368.
Самостоятельно разработанный бланк утверждают в учетной политике компании!
Обязательные реквизиты в путевке
Это документ строгой отчетности. В нем указывают обязательные реквизиты, в том числе предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. С 2020 года таких обязательных реквизитов стало больше, их утвердили Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368.
В форму вносят реквизиты:
- наименование и номер листа;
- срок действия;
- сведения о собственнике (владельце);
- сведения об автомобиле и водителе;
- данные о поездке.
В сроке действия указывают период использования ПЛ. Если его выдают более чем на один день, указывают начальную и конечную даты. Обязательно указывается марка горючего для путевого листа, чтобы бухгалтер списал ГСМ по организации.
Сведения о собственнике (владельце) включают:
- для юрлица — наименование, правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН;
- для ИП — Ф.И.О., почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
В сведения о транспортном средстве вносят:
- тип ТС, марку и модель;
- для прицепов — марку и модель прицепа;
- номер ТС и прицепа;
- пробег при выезде и возвращении;
- дату проведения ТО.
В сведения о водителе вносят:
- Ф.И.О.;
- дату предрейсового и послерейсового медосмотра.
В сведениях о перевозке указывают информацию о видах сообщения и видах перевозки.
Остановимся подробнее на предрейсовом медосмотре водителей. Его обязаны проходить лица, осуществляющие трудовую функцию водителя. Перечень работ, содержащий трудовую функцию водителя, утвержден Постановлением Правительства РФ от 29.12.2020 № 2349. При этом если трудовая функция работника предполагает разъездной характер работы и использование служебного авто или авто, которое предприятие арендует или выплачивает компенсацию работнику за использование личного транспортного средства, медосмотр обязателен.
Интересно по теме: наказание за отсутствие карты тахографа
Для чего нужны путевки на легковой транспорт
Документы на поездки нужны самой организации. Готовый заполненный путевой лист легкового автомобиля сдают в бухгалтерию.
С его помощью бухгалтер рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы ПЛ нужен для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, на основании ПЛ подтверждают законность и обоснованность рейса, право управления автомобилем. Отсутствие ПЛ является нарушением, за которое, по статье 12.13 КоАП РФ, положен административный штраф.
Для многих организаций ГСМ — значимая статья расходов. И использование ПЛ — это один из способов определения, сколько же использовано ГСМ. Документ позволяет подтвердить необходимость расходов, зафиксировать расстояние, пройденное автотранспортом, определить показатели для расчета объема использования ГСМ. После того как определят фактический или нормативный объем использования, рассчитывают сумму списания. Для этого умножают стоимость единицы на объем. Чтобы списать ГСМ, недостаточно путевки, необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено такое списание. Формы используют для списания ГСМ в том случае, если нет электронной системы контроля. Или она недостаточна. Например, возможен контроль за расходом топлива, а маршрут транспортного средства не отслеживается.
Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие приобретение, расход и характер поездок. Если ГСМ приобретается по топливным картам, то это отражается по накладной поставщика, карты учитываются на забалансовом счете. Если ГСМ оплачивается наличными, то оприходование происходит по чекам, выданным АЗС, и авансовым отчетам водителей.
Порядок оформления и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
Правила заполнения утверждены Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368.
Оформлением документа в специализированных автотранспортных компаниях обычно занимаются диспетчеры. В организациях, где такая служба не предусмотрена, а весь легковой транспорт представлен личной машиной руководителя, заполнять форму вправе непосредственно директор или любой уполномоченный на это работник. Делегировать обязанности необходимо приказом по организации, уполномоченное лицо несет ответственность за наличие документа, за все неточности и ошибки, допущенные при его заполнении. Если оформлением занимается сам водитель (это не запрещено), ему необходимо заполнять свою часть документа: вписывать сведения о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов.
Требования к заполнению ПЛ:
- Документ оформляют на каждое эксплуатируемое ТС.
- Оформление происходит до начала рейса.
- Если ТС эксплуатируют несколько водителей в течение рабочего дня, оформляют несколько ПЛ (на каждого водителя).
- В наименовании листа указывают тип ТС, на которое он оформляется.
- Номер документа указывают в заголовке в хронологическом порядке.
- Даты, время и пробег заполняют лица, уполномоченные работодателем.
- При оформлении на одно ТС нескольких путевок на разных водителей дату, время и пробег указывают при выезде первого водителя и по возвращению последнего.
- Сведения о медосмотре заполняет медицинский работник.
- Выданные ПЛ фиксируют в журнале регистрации. Его ведут в печатной или электронной форме.
Вот образец заполнения путевого листа легкового автомобиля по форме 3:
Ответственность за отсутствие путевого листа
Штраф за отсутствие путевого листа прописан в ч. 2 ст. 12.13 КоАП РФ, его размер — 500 рублей. Штраф выпишут водителю транспортного средства, а не организации.
Накажут не только за отсутствие ПЛ, но и за нарушения при его заполнении. В соответствии ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ, за нарушение требований медицинского осмотра водителя (отсутствие отметки медика) организацию могут оштрафовать на 30 000 руб., а должностных лиц — на 5000 руб. Штрафы такого же размера предусмотрены ч. 3 ст. 12.31.1 за нарушение требований технического осмотра автомобиля.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Дидух Юлия
бухгалтер, юрист
В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года
Все статьи автора
Зачем нужен путевой лист
Путевой лист — это основной первичный документ, подтверждающий производственный характер поездки автомобиля. В нем фиксируются данные о времени нахождения водителя в пути, его остановках, о расходе топлива, фактическом пробеге, указываются точки маршрута.
Путевой лист необходим для подтверждения расходов бизнеса на:
- парковку (письмо Минфина от 08.02.2021 № 03-03-06/1/7968);
- ГСМ: покупку топлива, смазочных материалов, спецжидкостей;
- расчета заработной платы водителя;
- вычисления срока амортизации техники.
Кроме того, проверить документ вправе и сотрудники ГИБДД, поскольку на основании п. 2.1.1. ПДД водитель должен иметь его в установленных законом случаях.
Можно ли ездить без путевого листа
С 2021 года вступил в силу приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368, утвердивший новые обязательные реквизиты путевого листа и правила его заполнения. Регламент закрепил правило о том, что путевка оформляется при любом использовании ТС (п. 8 приказа). В нормах, действовавших ранее, были прописаны виды деятельности, при которых нужно было оформлять лист. Теперь по приказу № 368 путевые листы будут заполняют юрлица и ИП на каждый автомобиль независимо от предназначения.
Отметим, что до принятия нового регламента регулярно разгорались споры о необходимости заполнять путевой лист при поездках по собственным нуждам предприятия.
Дело в том, что обязательность путевого листа при организации перевозок пассажиров и грузов сомнению не подвергалась. Основной закон, регулирующий автомобильное движение на территории РФ, — закон о безопасности дорожного движения от 10.12.1995 № 196-ФЗ — и ранее предписывал таким предприятиям соблюдать правила Минтранса о безопасных перевозках автотранспортом, нормы которых предусматривали ведение путевых листов. Лицам, только эксплуатирующим автотранспорт, такая обязанность законами или НПА ранее не вменялась.
При этом следует отметить, что и к отношениям до 2021 года судьи активно применяют вывод, что путевой лист обязателен в ситуации, когда ТС эксплуатируются исключительно для собственных нужд (постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2021 № 14АП-10170/2020, постановление Верховного Суда от 13.09.2018 № 31-АД18-14).
Арбитры ссылаются на пункт 3 постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26. Высшая судебная инстанция указала, что организации и ИП, которые совершают перевозки для собственных нужд, обязаны соблюдать все требования, установленные ст. 20 закона № 196-ФЗ, как общие, так и предусмотренные для коммерческих перевозчиков.
Ответственность за управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе путевого листа, предусмотрена п. 2 ст. 12.3 КоАП. Правонарушителю может быть объявлено предупреждение или назначен штраф в размере 500 рублей.
Виды путевых листов легкового автомобиля
Унифицированные формы путевого листа не являются обязательными к применению, компания вправе самостоятельно разработать свои бланки первичных документов (ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Но унифицированные формы до сих пор официально не отменены, поэтому считаются действующими:
- путевой лист легкового автомобиля — типовая межотраслевая форма № 3 (ОКУД 0345001);
- путевой лист специального автомобиля — типовая межотраслевая форма № 3 спец. (ОКУД 0345002);
- путевой лист легкового такси — типовая межотраслевая форма № 4 (ОКУД 0345003).
Обращаем внимание, что указанные формы в утвержденном виде не являются актуальными, так как не содержат всех обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368. В частности, в них не предусмотрено указание сведений о перевозке. Перед применением формы в нее нужно внести необходимые изменения или использовать форму бланка, приведенную ниже в нашей статье.
Отметим, что приказ № 368 допускает указание в путевом листе и дополнительных реквизитов, отражающих индивидуальные особенности работы компании, использующей транспорт. Применяемая форма обязательно должна быть отражена в учетной политике компании.
Как правильно заполнять путевой лист легкового автомобиля
Первое, что необходимо знать о заполнении путевого листа, это его обязательные реквизиты:
- номер листа согласно хронологической нумерации и его наименование (для какого типа транспорта составляется путевой лист);
- срок его действия;
- наименование или Ф.И.О. владельца авто;
- информация о транспортном средстве;
- данные водителя;
- информация о видах сообщения или перевозок, которые приведены в ст. 4, 5 устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта.
Устав регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом (ч. 1 ст. 1 устава). Если автомобиль используется для собственных нужд, на наш взгляд, сформулировать наименование вида сообщения и вида перевозок можно самостоятельно. При этом по возможности лучше использовать терминологию устава.
Остальные реквизиты, предусмотренные унифицированными формами бланка, не являются обязательными. Таким образом, информацию, например, о маршруте автомобиля в путевой лист можно не включать (письмо Минтранса от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ИС).
В сведениях о сроке действия путевого листа должен быть указан день, в течение которого может применяться документ. А если он выдан на несколько дней — даты начала и окончания периода.
В данных о транспорте нужно отразить:
- тип ТС, его марку и модель, а также аналогичные данные о прицепе или полуприцепе, если они используются;
- регистрационный номер ТС и прицепа;
- показатели пробега по одометру в полных километрах при старте ТС с парковки и по завершении перевозки, а также при заезде транспорта на место стоянки в конце смены;
- дату и время запуска на линию и возврата ТС;
- дату и время (в часах и минутах) осуществления предрейсового или предсменного контроля техсостояния ТС.
Перечень неисправностей, при которых использовать авто нельзя, установлен постановлением Правительства от 23.10.1993 № 1090.
Сведения о водителе включают:
- Ф.И.О.;
- дату и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотров водителя. Исключения в части медосмотров предусмотрены лишь для лиц, входящих в экипаж экстренных оперативных служб (правила проведения медосмотров установлены приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835н).
Если продолжительность рейса шофера авто превышает длительность смены или рабочего дня, путевой лист оформляется на весь рейс до его начала. Если же за день он совершает один или несколько рейсов, путевку надо оформить до начала первого (п. 9 порядка заполнения согласно приказу № 368).
Если одно транспортное средство используется посменно разными водителями, можно оформить несколько путевых листов — раздельно на каждого водителя (п. 10 порядка заполнения согласно приказу № 368).
При выезде транспортного средства с парковки и заезде на нее в листе проставляются дата, время и показания одометра. Сделать это вправе только лицо, специально уполномоченное решением руководителя, например, диспетчер, заверив данные своей подписью и расшифровкой (п. 12 порядка заполнения согласно приказу № 368). Исключение сделано для ИП, совмещающего обязанности водителя: он может заполнить данные самостоятельно.
Если машиной управляют несколько водителей и листы оформляются на каждого, дата, время и пробег авто при выезде указываются в документе на водителя, выехавшего с парковки первым, а при заезде — на водителя, который последним заехал на парковку.
Минтранс не рекомендует тратить время на заполнение лишних бумаг только по причине привлечения нескольких водителей (письмо Минтранса от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ). Если путевой лист на авто уже заполнен, но за его руль садится новый водитель, даже если ему только предстоит пройти предрейсовый медосмотр, оформлять отдельный бланк не нужно.
Достаточно вписать в документ следующие реквизиты:
- показания одометра при выезде с парковки;
- дату и время выезда ТС с парковки и его возвращения;
- дату и время осмотров ТС и водителя.
- При этом следует проследить, чтобы отметки медиков позволяли определить, к кому из шоферов они относятся.
- Ведомство подчеркивает, что вариант дополнения существующего бланка возможен только в том случае, если все прочие данные путевого листа остаются неизменными, в том числе:
- его наименование и номер;
- срок его действия (в настоящее время законом не ограничен);
- данные о ТС и его владельце.
Инспектировать шоферов вправе только медицинский работник. По итогам предрейсового медосмотра специалист должен проставить в путевом листе отметку, допускающую водителя к работе («Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»), указать дату и время обследования, заверить данные собственноручной подписью, указать фамилию и инициалы.
В процедуре прохождения послерейсового медосмотра меняется только содержание отметки на «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Проводить техосмотр транспортного средства перед его выпуском на смену или рейс вправе лишь должностное лицо, ответственное за техсостояние и эксплуатацию техники. Специалист указывает дату и время контрольного мероприятия, ставит отметку: «Выпуск на линию разрешен», проставляет дату и время выпуска (при возвращении — возвращения), подпись и ее расшифровку.
Обращаем внимание, что согласно Федеральному закону от 10.12.1995 № 196-ФЗ не нужно проводить в установленном законом порядке предрейсовый или предсменный контроль техсостояния ТС для легкового автомобиля, используемого для собственных нужд (п. 2 ст. 20).
Путевой лист заполняется в одном экземпляре. Водитель должен получить его на руки перед поездкой, а по возращении сдать уполномоченному лицу для передачи в бухгалтерию. Ответственный сотрудник на основании данных документа производит расчет заработной платы водителя.
С 2021 года установлено, что журнал регистрации путевых листов можно вести на бумаге или электронно. Если выбран бумажный вариант, то страницы журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если выбран электронный вариант, то данные из журнала заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
Путевой лист — документ, который Минтранс в 2023 году изменил дважды. В статье проследим эти изменения и приведем примеры применяемых бланков путевых листов и образцы их заполнения.
Содержание
- Изменения в путевых листах 2023
- Новое в путевом листе с 1 марта 2023 года
- Новшества в путевом листе с 1 сентября 2023 года
- Путевой лист легкового автомобиля с 1 сентября 2023 — пример
- Путевой лист легкового такси с 01.09.2023 — образец заполнения
- Путевой лист грузового автомобиля с 1 сентября 2023
- Запомните
Пройдемся по порядку по всем нововведениям, которые появились в путевых листах в 2023 году. Далее будем использовать сокращение «ПЛ».
Новое в путевом листе с 1 марта 2023 года
Основные изменения в реквизитах ПЛ с 01.03.2023 представлены в таблице:
Кроме того, несколькими значимыми положениями дополнили правила заполнения ПЛ:
Из новых правил следует, что ПЛ нужно составлять на каждый автомобиль при перевозке пассажиров, багажа и грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
Подробный разбор изменений в путевых листах с 1 марта 2023 и примеры их заполнения смотрите в статье.
Новшества в путевом листе с 1 сентября 2023 года
Нововведения в путевых листах с 01.09.2023:
Правила заполнения путевого листа с 1 сентября 2023 тоже дополнены:
Рассмотрим примеры заполнения ПЛ после 01.09.2023.
Путевой лист легкового автомобиля с 1 сентября 2023 — пример
Рассмотрим случай, когда ПЛ выписали на «офисное» авто, принадлежащее компании, на котором работает сотрудник-водитель.
По сравнению с предыдущим вариантом изменений немного. Смотрите комментарии на картинке и в файле.
Предлагаемая в примере форма путевого листа с 1 сентября 2023 года создана на основе типовой формы N 3, утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 N 78. Напомним, что обязанности применять этот бланк нет, но можно (и удобно) использовать типовые формы, дополнив их в соответствии с изменениями законодательства.
Скачать пример путевого листа легкового автомобиля с 1 сентября 2023 в формате xls
Удалив примечания, его можно применять в работе, предварительно закрепив в учетной политике.
Путевой лист легкового такси с 01.09.2023 — образец заполнения
Вступление в силу Приказа Минтранса N 159 совпало с началом действия новых правил оказания услуг легкового такси по Федеральному закону от 29.12.2022 N 580-ФЗ. Оба документа действуют с 01.09.2023. Поэтому имеет смысл рассмотреть этот вариант путевого листа отдельно.
Основные изменения в работе легкового такси с 01.09.2023 по Закону N 580-ФЗ:
Таблица 1
| Правило оказания услуг по перевозке пассажиров и багажа легковым такси | Было до 01.09.2023 | Стало с 01.09.2023 |
| Разрешение на осуществление перевозок | Могли получить только юрлица и ИП | Могут получить юрлица, ИП и самозанятые (физлица, зарегистрированные как плательщики НПД, не имеющие регистрации в качестве ИП) |
| Внесение сведений о разрешении в региональный реестр перевозчиков легковым такси | Не требовалось |
Требуется. Кроме наличия действующего разрешения, внесенного в реестр перевозчиков, необходимо размещать визуальную информацию о нем и его реквизитах в салоне транспортного средства |
| Внесение транспортного средства (легкового автомобиля, используемого для перевозки) в региональный реестр легковых такси | Не требовалось |
Требуется. Внести авто в реестр такси можно только при условии, что разрешение перевозчика не приостановлено и не аннулировано |
| Необходимость физлицу-перевозчику (не ИП) заключать договор со службой заказа такси, которая ведет деятельность через Интернет | Не было | Физлицо вправе вести деятельность по перевозке пассажиров и багажа легковым такси после заключения договора со службой заказа легкового такси, которая осуществляет деятельность с использованием Интернета |
| Передача разрешения другому лицу | Не допускалась |
Не допускается. Уточнено, что допуск к управлению легковым такси водителя, который является работником перевозчика легковым такси и сведения о котором внесены в путевой лист, оформленный перевозчиком, не является передачей (отчуждением) разрешения |
| Обязанность оформлять путевой лист и иметь его при себе при выполнении перевозки | Действовала | Действует, в том числе для физлиц, применяющих режим НПД и являющихся владельцами автомобилей, на которых оказывают услуги по перевозке пассажиров и багажа. Исключений для них не оговорено |
| Обязанность водителя сообщить перевозчику об обстоятельствах, препятствующих осуществлению деятельности легкового такси | Не было |
Есть. Обстоятельства, при которых водителю нельзя управлять такси, расписаны особо |
В п. 2 ст. 12 Закона N 580-ФЗ особо описаны ситуации, при которых перевозчик (в том числе на основании договора с водителем) не должен допускать водителя к управлению легковым такси. В частности, речь идет о таких обстоятельствах:
С учетом изложенного, путевой лист легкового такси с 1 сентября 2023 будет иметь особенности.
Рассмотрим их на примере ситуации, когда водитель — сотрудник компании перевозчика. Он выходил на смену в первую половину дня с оформлением на него отдельного ПЛ, получил выручку наличными и по окончании смены сдал ее в кассу компании-перевозчика.
Путевой лист в нашем примере выглядит так:
Скачать образец путевого листа для легкового такси с 1 сентября 2023
Путевой лист грузового автомобиля с 1 сентября 2023
В качестве примера рассмотрим ситуацию, когда грузовую перевозку выполняет ИП.
Обращаем внимание, что п. 13 ст. 2 Устава автомобильного транспорта, утв. Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ, по состоянию на 01.09.2023 изменен не был. Появление Закона N 580-ФЗ о перевозках легковым такси дало право самозанятым без регистрации в качестве ИП на выполнение перевозок только легковым такси (при соблюдении изложенных в Законе N 580-ФЗ условий). Это означает, что заключать договор перевозки грузов грузовыми авто по-прежнему могут только юрлица и ИП, согласно действующему п. 13 ст. 2 Устава автомобильного транспорта.
То есть если физлицо желает вести деятельность по оказанию услуг по перевозке грузов грузовым автомобилем, ему необходимо зарегистрироваться как ИП. При этом вполне возможно перейти на режим НПД, если он соответствует его условиям.
Путевой лист для ИП имеет ряд особенностей, часть из которых появилась с 1 сентября 2023. Перечислим основные моменты:
- Путевой лист выписывает сам ИП, даже если транспортное средство, которое используется для перевозки, он взял в аренду. Происходит так потому, что для заказчика ИП речь, по сути, идет об аренде транспортного средства с водителем для выполнения определенного задания —заказа по грузоперевозке. А по правилам, введенным Приказом Минтранса N 390, в случае аренды авто водителем обязанность оформить ПЛ лежит на арендодателе.
- ИП, даже если он сам за рулем, обязан обеспечить прохождение медицинского контроля водителя и технического контроля транспортного средства, а также проставление отметок об этом в ПЛ. Правила проставления отметок такие же, как и для остальных вариантов ПЛ (по Приказу Минтранса N 390 в ред. от 05.05.2023).
- В сведениях о лице, оформившем ПЛ, ИП должен указать свои Ф.И.О, адрес проживания (регистрации), номер контактного телефона и ОГРН (п. 4 Состава сведений путевого листа по Приказу Минтранса N 390 в ред. от 05.05.2023).
- Все сведения о маршрутах, времени прибытия и убытия, расходе ГСМ (если требуется) и т. п. в ПЛ вносит сам ИП.
Установленной формы путевого листа для ИП в 2023 году по-прежнему нет. Он вправе выбрать любой вариант с условием, что в бланке учтены все необходимые сведения.
Закреплять выбранный бланк в учетной политике ИП не нужно. А вот согласовать применяемый бланк ПЛ с заказчиками-юрлицами будет нелишним. На практике возможны ситуации, когда заказчики просят внести дополнительные данные в путевые листы, оформляемые по конкретному договору.
А вот как может быть заполнен путевой лист грузового автомобиля, которым управляет ИП:
Скачать пример заполнения путевого листа для грузоперевозок ИП с 1 сентября 2023
Запомните
- Необходимые сведения и правила заполнения путевых листов менялись в 2023 году дважды. Новшества с 01.03.2023 внесены Приказом Минтранса от 28.09.2022 N Изменения, действующие с 01.09.2023, представляют собой уточнения и дополнения в Приказ N 390 и внесены Приказом Минтранса от 05.05.2023 N 159.
- Обязательных к применению бланков путевых листов нет. Тот, кто выписывает ПЛ (а по новым правилам 2023 года это делает владелец авто, за некоторыми исключениями) вправе разработать и применять свою форму ПЛ, если она соответствует действующим требованиям законодательства.
- С 1 сентября 2023 состав обязательной информации в ПЛ дополнился данными водительского удостоверения и СНИЛС водителя. А обязанность вносить в ПЛ сведения о медицинской лицензии компании, чьи сотрудники проводят медосмотры, наоборот, отменена.
- С 1 марта 2023 в правилах закреплено право оформлять или бумажный, или электронный ПЛ, на усмотрение лица, его составляющего, без каких-либо уточнений. Но с 1 сентября 2023 появилось условие о том, что подготовить ПЛ на одно транспортное средство раздельно на нескольких водителей можно только на бумаге.
- С 0.09.2023 в электронных путевых листах можно исправлять внесенные данные о водителе и марках, моделях, регистрационных номерах прицепов (полуприцепов).
- Одновременно с изменениями в путевых листах с 01.09.2023 вступили в силу новые правила оказания услуг легковыми такси, в связи с чем ПЛ для такси нужно заполнять с рядом новых особенностей.
- С 01.09.2023 обновился перечень сведений, которые нужно вносить в путевой лист ИП, в том числе, если он сам ведет грузовой автомобиль в качестве водителя.
Подписывайтесь на наши YouTube
и Telegram чтобы не
пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней
бесплатно
