Что нужно для управления служебным автомобилем

Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 27 января 2020 г.

Содержание журнала № 3 за 2020 г.

Работник на служебном авто: как правильно все оформить

Какие документы подготовить

Порядок и условия предоставления работникам в пользование служебного авто должны быть прописаны:

•или в локальном нормативном акте компании, например в положении об использовании служебного транспорта;

•или в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с сотрудником.

Если у компании целый парк автомобилей, лучше воспользоваться первым вариантом и разработать положение об использовании служебного транспорта. Это удобно еще и потому, что при внесении изменений в трудовой договор с сотрудником его надо уведомить письменно о предстоящих изменениях за 2 месяца и указать их причиныст. 74 ТК РФ.

В положении необходимо:

•указать категории работников, которые будут иметь право пользоваться служебным транспортом;

•установить цели использования — производственные или личные;

•перечислить расходы, которые несет компания, в соответствии с классом авто и категорией работников (например, на ремонт автомобиля, техобслуживание и ГСМ) и расходы за счет работника (например, ГСМ при использовании автомобиля в личных целях сотрудника);

•определить политику компании в отношении ДТП (порядок возмещения ущерба пострадавшим);

•прописать порядок уплаты штрафов за нарушение работником ПДДст. 248 ТК РФ;

•предусмотреть отчетность по использованию автомобиля (путевые листы, авансовые отчеты и др.).

Также можно закрепить правила эксплуатации автомобиля. Например, установить:

•допустимый ежедневный километраж;

•разрешение пользоваться автомобилем в личных целях только в нерабочее время;

•запрет на выезд за пределы населенного пункта;

•запрет на использование неисправного автомобиля;

•запрет на передачу автомобиля третьим лицам.

Ознакомьте работников с этим документом под росписьст. 22 ТК РФ.

Если автомобилей у компании немного, то условия использования можно прописать в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с конкретным сотрудникомстатьи 57, 72 ТК РФ.

Кроме того, необходимо оформить:

•приказ о закреплении автомобиля за сотрудником. В нем надо указать, кому, какой автомобиль (марка, госномер) предоставляется и на какой срок;

•акт приема-передачи автомобиля. В акте нужно перечислить все документы и оборудование, которые передаются вместе с автомобилем (например, свидетельство о регистрации автомобиля, бумажный страховой полис, аптечка, огнетушитель, домкрат и др.).

Заполнение путевых листов

Чтобы учесть стоимость ГСМ в налоговых расходах, необходимо определитьп. 1 ст. 252, ст. 254 НК РФ:

•для каких целей (деловых или личных) сотрудник использовал служебный автомобиль;

•расход топлива.

Поскольку служебный легковой автомобиль для коммерческих перевозок не используется, то путевой лист можно и не составлятьп. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ; Определение ВC от 01.09.2014 № 302-КГ14-529. Тогда деловую цель поездки и расход ГСМ можно подтвердить, например, данными системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или других систем, позволяющих определить маршрут автомобиля и количество израсходованного топливаПисьмо Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354. Нужно лишь распечатать отчеты из этой системы и подписать у сотрудника.

Если же электронной системы контроля нет или она не предоставляет всех необходимых данных, то можно использовать любой документ, подтверждающий производственную направленность расхода и количество израсходованного топливаПисьмо УФНС от 09.07.2019 № 16-15/116577@. Форму документа и порядок его составления стоит закрепить в учетной политике.

Удобно воспользоваться путевым листом, в котором указана вся необходимая информация (маршрут движения автомобиля, показания одометра и расход топлива). Путевой лист можно составлять по унифицированной форме или по разработанной самостоятельноПостановление Госкомстата от 28.11.97 № 78.

В путевом листе должны быть такие обязательные реквизиты, какст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ; Приказ № 152:

•наименование и номер путевого листа;

•сведения о сроке действия путевого листа;

•сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

•сведения о транспортном средстве;

•сведения о водителе.

Можно разместить дополнительные реквизиты, которые отражают особенности деятельности организациип. 8 Приказа № 152.

Проведение предрейсовых медосмотров

Водитель обязан проходить предрейсовые медосмотрыпп. 1, 2 ст. 20, п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ. И в путевом листе ставится отметка о его прохождении. Отсутствие предрейсовых медосмотров сотрудников компании, которые используют служебный автомобиль, трудовая инспекция может квалифицировать как нарушение законодательства об охране труда. Поскольку, по мнению трудовой инспекции, на них также распространяются требования о медосмотрахПостановление ВC от 19.12.2016 № 18-АД16-173.

Чтобы опровергнуть доводы трудовой инспекции по поводу обязательных медосмотров работников, управляющих служебными автомобилями, и избежать штрафов, важно грамотно составить кадровые документы.

В трудовом договоре с работниками не надо прописывать в качестве трудовой функции управление транспортным средствомст. 57 ТК РФ. Поскольку это трудовая функция водителяКвалификационный справочник, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 20.02.84 № 58/3-102. Лучше указать, например, что коммерческий директор обязан проводить встречи с партнерами как в офисе работодателя, так и в офисах партнеров.

В должностной инструкции не стоит упоминать обязанность ежедневно передвигаться на транспорте. Закрепите только требования о выполнении функций по должности, которую занимает сотрудник. А в положении об использовании служебного транспорта хорошо бы предусмотреть, что предоставление автомобиля — это вид дополнительной меры стимулирования для отдельных сотрудников.

Штатное расписание, где сотрудник не указан в качестве водителя, будет дополнительным аргументом для обоснования своей позиции в споре с трудовой инспекциейАпелляционное определение Мосгорсуда от 18.09.2018 по делу № 33а-6141/2018.

В самостоятельно разработанной форме путевого листа (если таковая применяется) не следует указывать сотрудника, использующего служебный автомобиль, как водителя. Укажите его непосредственную должность (директор, менеджер или торговый представитель).

Прохождение техосмотров

Организации, которые используют легковые автомобили для своих нужд, не обязаны проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортного средстваОпределение ВС от 22.04.2016 № 301-КГ16-3321. А значит, нет необходимости проставлять отметку в путевом листе о его проведении. Обязанность проводить предрейсовый техконтроль автомобиля у компании есть только при перевозке грузов (в том числе для собственных нужд компании грузовыми автомобилями) или пассажиров (включая сотрудников организации — автобусами)п. 2 ст. 20 Закона № 196-ФЗ.

А чтобы не произошло аварии из-за технического состояния автомобиля, достаточно проводить техобслуживание в сроки, установленные заводом-изготовителем, и проходить периодический техосмотрп. 1 ст. 20 Закона № 196-ФЗ; Постановление Правительства от 05.12.2011 № 1008; ст. 15 Закона от 01.07.2011 № 170-ФЗ.

Возмещение расходов при ДТП

Если сотрудник компании за рулем корпоративного автомобиля в результате нарушения ПДД повредил свой и (или) чужой автомобиль или припарковался в неположенном месте, то организации придетсяп. 1 ст. 930, п. 4 ст. 931, пп. 1, 2 ст. 927, ст. 1068, ст. 1072 ГК РФ; подп. 6, 14 п. 1 ст. 32.9 Закона от 27.11.92 № 4015-1; п. 1 ст. 4 Закона от 25.04.2002 № 40-ФЗ (далее — Закон № 40-ФЗ); пп. 35, 74 Постановления Пленума ВС от 26.12.2017 № 58:

•возместить ущерб, причиненный третьему лицу (если возмещения по страховке ОСАГО);

•уплатить административный штраф;

•потратиться на ремонт собственного автомобиля (если возмещения по договору страхования каско недостаточно или он отсутствует).

Однако если сотрудник ГИБДД или суд признает виновным в аварии работника компании, находившегося за рулем служебного автомобиля, то организация может взыскать с него сумму ущерба, как выплаченную третьему лицу, так и потраченную на ремонт своего автомобиляп. 1 ст. 1064 ГК РФ; ст. 238, п. 6 ст. 243 ТК РФ; п. 74 Постановления Пленума ВС от 26.12.2017 № 58.

Виновный в аварии и привлеченный к административной ответственности работник должен полностью возместить причиненный организации ущерб без отдельного договорап. 12 Постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52 (далее — Постановление № 52).

Если же сотрудник не виноват в ДТП, то привлекать его к материальной ответственности нельзяп. 4 Постановления № 52. Ущерб будет возмещать страховая компания виновника аварии или он сам.

Если в ДТП попали только две машины, никто не пострадал (ущерб причинен только автомобилям) и водители не имеют разногласий относительно вины и повреждений, то сотрудников полиции можно не вызыватьп. 2.6.1 ПДД, утв. Постановлением Правительства от 23.10.93 № 1090; ст. 11.1 Закона № 40-ФЗ. В таком случае административное нарушение зафиксировано не будет. И организация не сможет взыскать ущерб с работника. Чтобы этого избежать, необходимо закрепить в положении об использовании служебного транспорта или в трудовом договоре с сотрудником его обязанность сразу же информировать работодателя об аварии и оформлять ее только в присутствии сотрудников ГИБДД.

Учесть сумму возмещения причиненного третьим лицам ущерба при совершении сотрудником компании ДТП организация сможет только в судебном порядке на дату вступления в законную силу решения суда. Если организация возмещает ущерб до суда — на дату его признанияподп. 13 п. 1 ст. 265, подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 16.10.2009 № 03-03-06/1/668. Сумма возмещения ущерба, взыскиваемая с сотрудника, признается внереализационным доходом на дату признания им долгап. 3 ст. 250, подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ.

Если организация, возместившая ущерб по ДТП третьей стороне, не взыскивает причиненные ей самой убытки с виновного работника, то, по мнению налоговиков, она не сможет учесть в налоговых расходах суммы этого возмещенияПисьма УФНС от 09.12.2010 № 16-15/129888@; Минфина от 24.07.2007 № 03-03-06/1/519. Но суды такую позицию налоговиков не поддерживают, поскольку согласно Налоговому кодексу право организации отнести сумму ущерба, причиненного третьим лицам, к расходам не зависит от факта предъявления иска к виновному работникуподп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ; Постановление ФАС МО от 16.06.2014 № Ф05-5735/2014.

Административный штраф за нарушение ПДД организация не сможет учесть в налоговых расходахп. 2 ст. 270 НК РФ. Уплатив его за счет собственных средств, компания вправе взыскать сумму штрафа с виновного работникастатьи 238, 242, 243, 248 ТК РФ. И включить ее в доходып. 3 ст. 250 НК РФ.

Совокупный размер удержаний с виновного работника не может быть больше 20% выплачиваемой зарплаты за вычетом НДФЛ. При удержании по одному или нескольким исполнительным документам — до 50% зарплатыст. 138 ТК РФ; Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852.

Если же сумму причиненного ущерба и административного штрафа с сотрудника компания решит не возмещать, у работника, по мнению Минфина, возникает доход. И организации придется исчислить НДФЛПисьмо Минфина от 22.08.2014 № 03-04-06/42105.

* * *

При использовании автомобиля сотрудником в личных целях признать в налоговом учете расходы на его содержание организация не сможет. Если же автомобиль используется и для служебных, и для личных целей, то необходимо установить порядок разделения расходов. Например, можно предусмотреть оформление путевых листов на служебные поездки или установить лимиты расходов.