Гсм сотрудники используют личный автомобиль

На работу на личном автомобиле: можно ли ГСМ принять в расходы, нужно ли платить НДФЛ и взносы

23.05.2023 распечатать

Компания вправе компенсировать работнику расходы на ГСМ, если он ездить на работу и обратно на личном автомобиле. Но все всегда и не всем. Для налога на прибыль расходы должны быть экономически выгодны. Кроме того, это может оказаться невыгодно: компенсация за ГСМ попадает под обложение НДФЛ и страховыми взносами.

Можно ли списать в расходы ГСМ, если сотрудники ездят на работу на личном автомобиле? Ответ на этот вопрос мы нашли в письме Минфина РФ от 30.03.2023 г. № 03-03-06/1/27888.

Когда расходы на проезд к месту работы и обратно на личном автомобиле учитывают в базе по прибыли

В письме Минфина РФ от 30.03.2023 г. № 03-03-06/1/27888 свой ответ чиновники начали с отсылки к статье 252 НК РФ, по которой компания вправе уменьшать доход на сумму экономически обоснованных и документально подтвержденных расходов. Чтобы это четко установить нужно учитывать обстоятельства, которые в свою очередь должны свидетельствовать о намерениях компании получить экономический эффект.

По общим правилам пункт 26 ст. 270 НК РФ запрещает учитывать при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы на оплату проезда к месту работы и обратно общественным транспортом, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Исключения сделаны в двух случаях:

для производств, где технологические особенности производства подразумевают использование ведомственного и аналогичного транспорта, например, предприятие удалено от населенных пунктов, имеет секретный режим и т.п.;
для компаний, у которых расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Следовательно, организация может учесть расходы на проезд работников к месту работы и обратно:

если работников доставляют к месту работы и обратно ведомственным транспортом в силу технологических особенностей производства,
если такие расходы включены в систему оплаты труда в организации.

НДС по расходам на проезд к месту работы и обратно

Применить вычет по НДС по расходам на проезд работников к месту работы и обратно можно только при соблюдении двух условий:

Если товары, работы либо услуги приобретены с НДС для осуществления операций, облагаемых НДС (пп.1 и 2 статьи 171);
Если у компании есть счета-фактуры, выставленные продавцами и первичка по принятию товаров, работ или услуг к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Если вышеперечисленные условия не выполнены, оснований для вычета НДС не имеется.

НДФЛ и взносы при компенсации расходов работников на бензин

В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ доходам работника признаются все полученные доходы, как в денежной, так и в натуральной форме.

К доходам, полученным в натуральной форме, относится, в том числе, полная либо частичная оплата организацией или ИП за работника товаров, работ или услуг. Сюда входят коммунальные услуги, питание, отдых, обучение, бензин и т.д. (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Доход, полученный в натуральной форме, рассчитывается как стоимость этих товаров, работ, услуг по рыночным ценам.

Что касается страховых взносов, доходы, не облагаемые взносами, указаны в ст. 422 НК РФ.

Суммы расходов организации на оплату стоимости ГСМ в связи с использованием работниками личного транспорта для проезда из дома до работы и обратно не указаны в статье 422 НК РФ. Следовательно, данные суммы облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Выбор читателей

Источник

С вопросом разбирался Минфин в письме от 29.06.2023 № 03-03-06/2/60502.

Ведомство напомнило, что ст. 264 НК РФ разрешает отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Такие нормы расходов утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Таким образом, компания может учесть в расходах для целей налога на прибыль компенсацию сотруднику за использование для служебных поездок личного авто только в пределах установленных норм.

При этом в такой компенсации уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт).

Это значит, что если стоимость ГСМ, дополнительно возмещаемую сотруднику (сверх компенсации за использование авто по нормам), включить в состав расходов, то такое включение будет повторным. Так поступить нельзя.

Следовательно, отдельную компенсацию работнику расходов на ГСМ при использовании личного авто в служебных целях в расходы по прибыли не включают. Минфин уже не раз высказывал такую точку зрения.

Об альтернативной точке зрения мы рассказывали здесь.

Порядок оформления и пример соглашения с сотрудником на использование личного автомобиля в служебных целях – в Типовой ситуации КонсультантПлюс. Пользуйтесь бесплатно, оформив пробный доступ в систему.

Источник

Компенсация за личный автомобиль в служебных целях прописывается в соглашении. Ее сумма зависит от частоты поездок и их интенсивности, затрат на техосмотры, горючее и т. д. В статье расскажем, как грамотно рассчитать и прописать выплаты, в том числе на ГСМ расходы.

Использование личного автомобиля работника: как прописать

Закон допускает два варианта применения машины сотрудника для рабочих нужд.

Арендовать машину по договору. Эта процедура находится в сфере действия Гражданского кодекса.
Возместить расходы в форме компенсации. Это мероприятие регулирует Трудовой кодекс (ст. 188 ТК РФ).

В последнем случае все нюансы нужно прописать в допсоглашении по стандартной форме. Стороны согласовывают сумму компенсации и периодичность выплат.

Обратите внимание! На ежемесячную компенсацию имеют право только сотрудники, которые регулярно ездят по делам компании. В коллективном договоре укажите перечень должностей с разъездным типом работы.

Как прописать разъездной характер работы в ЛНА — читайте рекомендации экспертов ИПК.

При этом важно учесть некоторые нюансы:

Машина находится в собственности сотрудника (Письмо ФНС от 13 ноября 2018 г. N БС-3-11/8304@).
Руководитель знает о служебных разъездах на этом автомобиле и не против.
Поездки обусловлены производственными нуждами и совершаются в интересах компании.

Бланк соглашения об использовании транспортного средства сотрудника скачайте здесь

В документе необходимо указать:

Полные характеристики машины: тип, цвет, марку, VIN, регистрационный знак, год выпуска, описание типа, марки и мощности двигателя.
Реквизиты свидетельства о регистрации, которое подтверждает владение ТС сотрудником.
Сумма выплаты, с учетом износа, трат на бензин и техобслуживание.
Способ расчета (фиксированный или по фактическому количеству поездок).
Срок отчета об эксплуатации авто. В качестве подтверждения расходов используют путевые листы и чеки.
Сроки выплаты компенсации (обычно ежемесячно, после предоставления отчета) и период действия соглашения.
Порядок процедуры: отчет — приказ руководителя — обязанности бухгалтера.
Ответственность работника.

Основанием для выплаты станет приказ руководителя. Укажите фиксированную сумму ежемесячной выплаты и распорядитесь о возмещении расходов на ГСМ и ремонт (техобслуживание) машины. Ответственным назначают бухгалтера компании.

Образец приказа об установлении компенсации за использование личного ТС на работе скачать здесь

Компенсация расходов за использование личного автомобиля

Компенсация личного автомобиля состоит из нескольких выплат (ст. 188 ТК РФ):

за эксплуатацию ТС,
его амортизацию,
обслуживание, ремонт, покупка горюче-смазочных материалов (компенсация ГСМ).

Важно! Госслужащие применяют Постановление Правительства РФ от 02.07.2013 № 563, которое обозначает пределы компенсации для мотоциклов и легковых авто:

Мотоциклы — не более 1200 руб. в месяц.
Легковое авто до 2000 куб. см. двигателя — 2400 руб. ежемесячно.
Машина с объемом мотора свыше 3000 см³ — 3000 рублей каждый месяц.

Компенсацию для остальных компаний и ИП, согласно статье 188 ТК РФ, можно установить индивидуально, по соглашению с владельцем машины. Удобнее всего прописать порядок расчета и условия назначения в отдельном внутреннем положении.

Учтите, что есть конкретные пределы суммы расходов за месяц при расчете налога на прибыль. Они прописаны в Постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92:

Объем двигателя до 2000 см³ — ежемесячно 1200 рублей.
Свыше 2000 кубических сантиметров — 1500 руб.
Для мотоциклов — 600 руб.

Эти нормы уже включают в себя ГСМ, ремонт и техобслуживание, поэтому все выплаты сверху не пойдут к вычету.

Читайте в нашем материале как установить компенсацию за личное оборудование дистанционному работнику.

Важно! Компенсация за использование личного автомобиля не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), как и страховыми взносами (пп.2 п.1 ст. 422 НК РФ). Но целесообразность трат нужно будет подтвердить. Для этого делают допсоглашение с прописанным размером выплаты, расчет компенсации со всеми прилагающимися документами и копию ПТС.

Как рассчитать компенсацию

Транспортные расходы возмещают на основании служебной записки или заявления сотрудника. В приложении он должен добавить бумаги, подтверждающие слова в заявлении.

Образец служебной записки о возврате расходов за поездку скачайте здесь.

Для расчета ГСМ и техобслуживания учитывают ряд факторов.

Частота служебных разъездов.
Учитываются только рабочие дни, без выходных и праздников.
Периоды отпуска и больничного работника не включают в расчет.
Расход горюче-смазочных материалов считают по чекам АЗС.
Лимиты расхода топлива. В организации должен быть отдельный приказ с порядком расчета для конкретной марки машины или усредненный.
Ежемесячный отчет о разъездах сотрудника. Обычно его формируют на основе путевых листов, которые и являются подтверждающими документами об использовании авто.

Обратите внимание! Точный размер компенсационной выплаты закон не определяет. Но, чтобы избежать проблем с ФНС, устанавливайте их в разумных пределах, чтобы можно было экономически обосновать. Об этом напоминает Минфин России в Письме от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672.

Правила расчета желательно прописать в соглашении. Так вы обезопасите себя от судебных споров. Используйте отчет владельца авто и путевые листы с чеками, чтобы составить бухгалтерскую расчетную справку. В ней указывают:

Сколько рабочих дней было в отчетном месяце.
Период использования ТС и километраж пробега.
Сумму, фактически потраченная на бензин.
Фиксированную оплату за износ по договоренности.
Если есть — размер дополнительных расходов (парковка, ремонт и т.д.).
Итоговую сумму выплаты за месяц.
Приложения — документы для обоснования компенсации.

Источник

Известно, что работнику, который с согласия работодателя использует свой автомобиль для служебных нужд, последний обязан выплатить компенсацию за использование и износ (амортизацию) автомобиля. Помимо этого, работодатель также обязан возместить работнику затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, затраты на ГСМ), при условии их документального подтверждения. Размер возмещения расходов определяется в сумме, предусмотренной письменным соглашением, заключенным между работодателем и работником (ст. 188 ТК РФ).

Причем стороны соглашения вправе установить любой размер компенсации за использование автомобиля и суммы возмещаемых затрат. Между тем не любую сумму работодатель впоследствии может учесть при налогообложении.

Дело в том, что при использовании легкового автомобиля работника в служебных целях в расходах при налогообложении прибыли можно учесть только сумму, не превышающую норматив, который зависит от типа используемого транспортного средства и объема двигателя (пп. 11 п. 1 ст. 264)^{^[1]}. Организации, применяющие УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы», в силу пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ также вправе признать указанные расходы в пределах установленных нормативов.

Сами нормативы определены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:

Объем двигателя легкового автомобиля	Норматив (руб./мес.)
До 2 000 куб. см включительно	1 200
Свыше 2 000 куб. см	1 500

Обратите внимание

Размер суммы, которую можно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника, налоговым законодательством не ограничен.

В Письме от 19.08.2016 № 03‑03‑06/1/48789 Минфин указал, что расходы в виде стоимости ГСМ, возмещаемой сотрудникам, использующим личные автомобили в служебных целях, могут учитываться в целях налогообложения прибыли в пределах норм, установленных Правительством РФ, и при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. Данная позиция не является новой, прежде она была высказана финансистами в письмах от 04.12.2015 № 03‑03‑06/70852, от 23.09.2013 № 03‑03‑06/1/39239.

Подтвердить подобные расходы можно посредством следующих документов: письменного соглашения, приказа руководителя о возмещении затрат, копий регистрационных документов на автомобиль (см. Письмо Минфина России от 05.12.2012 № 03‑03‑06/1/629).

Кроме того, Минфин в названном письме отметил, что ст. 188 ТК РФ предусматривается компенсация за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях применения гл. 25 НК РФ такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности. Сказанное справедливо также в отношении автомобиля, находящегося в совместной собственности супругов, так как в силу ч. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 СК РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим владения этим имуществом^{^[2]}.

Итак, несмотря на то, что позиция чиновников финансового ведомства, высказанная в комментируемом письме, обоснована уже давно устаревшими нормативами, тем не менее с точки зрения закона данная позиция является безупречной. Хотя и несправедливой (по мнению автора) с учетом нынешних реалий. Судите сами.

Вышеупомянутые правительственные нормативы были утверждены в 2002 году. Напомним, на тот период средняя стоимость одного литра бензина составляла около 10 руб.

С тех пор расчет расхода топлива автомобильным транспортом принципиально не изменился^{^[3]}, а вот его цена заметно выросла. Далее в таблице приведены (для сравнения) средние показатели цены на бензин в разрезе по годам.

Марка бензина	Изменение средней цены на бензин по годам
Года
2002	2005	2008	2011	2014	2015	2016
А-92	9,80	16,80	20,10	27,40	29,40	32,20	34,85
А-95	11,00	18,00	22,80	30,00	32,50	35,05	37,90

Если ранее (в 2002 году) норматив в размере 1 200 руб. покрывал затраты на приобретение 109,09 л А-95, то в нынешнем (2016) году бензина указанной марки на эту сумму можно приобрести в три раза меньше – всего лишь 31,67 л.

С учетом названных обстоятельств организациям в настоящее время стало невыгодно использовать личный транспорт своих сотрудников в служебных целях, поскольку все затраты на его эксплуатацию сверх установленных лимитов должны оплачиваться за счет прибыли предприятия.

Ведь, как пояснил Минфин (см. Письмо от 23.09.2013 № 03‑03‑06/1/39239), в размерах вышеупомянутых нормативов, определенных Правительством РФ, учтено возмещение всех затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (в том числе на износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Поэтому стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотруднику, использующему личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов (то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях).

В этом смысле экономически более выгодной правовой конструкцией для организации является заключение с работником договора аренды (с экипажем – ст. 632 ГК РФ или без – ст. 642 ГК РФ) на автомобиль. При заключении подобных договоров организация сможет признать в целях налогообложения гораздо больше расходов, связанных с эксплуатацией и обслуживанием арендованного автомобиля.

^{^[1]} Напомним, тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.

^{^[2]} Добавим: если машина находится в совместной собственности супругов, то на суммы возмещения расходов, связанных с использованием в интересах работодателя автомобиля, зарегистрированного на супругу работника, страховые взносы не начисляются (см. Письмо Минтруда России от 27.07.2016 № 17-3/В-291).

^{^[3]} Это следует из норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23‑р, и их предшественника, утвержденного Минтрансом России 29.04.2003.

Источник