- Что нужно указать в договоре аренды автомобиля?
- Документы для подтверждения расходов на транспорт
- Процесс налогообложения для арендодателя автомобиля
- Условия заключения договора аренды автомобиля
- Сроки действия договора
- Порядок подписания
Под договором на аренду автомобиля (с физическим лицом) понимается соглашение, устанавливающее арендные отношения между владельцем ТС и арендодателем. Обязательной стороной документа является установка платы за временное использование машины (ст. 642 ГК РФ).
Что нужно указать в договоре аренды автомобиля?
Составленный договор на аренду автомобиля (с физическим лицом) в обязательном порядке должен содержать в себе информацию следующего типа:
- Обязанности сторон по сохранению транспортного средства;
- Обязанности арендатора, касающиеся оплаты ТС;
- Сроки действия соглашения, условия предварительного его расторжения;
- Ответственность обеих сторон за повреждения машины;
- Ответственность арендатора по управлению и поддержанию технического состояния автомобиля.
При необходимости в договор на аренду автомобиля (с физическим лицом) может быть внесено разрешение владельца транспорта на управление им третьими лицами. Все данные требования, касательно составления и содержания документа, установлены ГК РФ (раздел IV, гл. 34, п. 3).
Документы для подтверждения расходов на транспорт
Все расходы, которые были понесены предприятием в результате обслуживания и эксплуатации транспортного средства по договору аренды автомобиля с физлицом, должны быть приняты к бухгалтерскому и налоговому учету.Подтвердить расходы можно следующими документами:
- Путевой лист — в данном документе указывается пройденный маршрут и расход топлива;
- Кассовые чеки, подтверждающие расходы на ГСМ;
- Акты выполненных работ (на текущий и капитальный ремонт автомобиля);
- Квитанции об оплате стоянки, автомойки и других услуг, обеспечивающих сохранность транспортного средства (в квитанциях обязательно должен быть указан индивидуальный регистрационный знак автомобиля).
Особое внимание стоит уделить заполнению путевого листа. Именно он относится к категории первичных бухгалтерских документов. Неправильное заполнение листа может стать причиной наложения штрафов со стороны налоговых органов.
Процесс налогообложения для арендодателя автомобиля
Арендная плата, которую предприятие выплачивает собственнику автомобиля, признается налоговой службой доходом физического лица. Это означает, что данный доход должен облагаться НДФЛ в размере 13%. Предприятие, которое заключило договор аренды автомобиля, в данном случае является налоговым агентом. Соответственно, оно обязано самостоятельно перечислять сумму налога в размере 13%, а оставшиеся 87% от размера арендной платы будут перечислены физическому лицу.
Условия заключения договора аренды автомобиля
Заключаться договор может на одном из условий: аренда транспортного средства с экипажем (ст. 632 ГК РФ) или без него (ст. 642 ГК РФ). В первом случае арендатор не претендует на право управления и технического обслуживания автомобиля. При заключении формы второго типа все обязанности (а также возможность управления ТС по доверенности) возлагаются на сторону, арендующую транспорт.
Сроки действия договора
Сроки действия соглашения устанавливаются непосредственно сторонами, устанавливающими свои подписи (владелец ТС и арендатор). Этапом вступления договора на аренду автомобиля (с физическим лицом) считается дата подписания документа. Заполнение бланка выполняется непосредственно заявителем или нотариусом.
Порядок подписания
Для верного оформления договора необходимо воспользоваться универсальным типовым бланком. Найти образец заполнения формы можно в интернете (распечатав его самостоятельно) либо непосредственно в нотариальной конторе (где и будет совершен процесс заверения). Данные вносятся в установленную форму вручную (арендодателем и арендатором).
Каждый договор должен содержать информацию личных данных обеих сторон (взятых с паспорта), особенности расчета, условия, характеристику предмета, ответственность физических лиц и дополнительные требования. На заполненном экземпляре проставляются подписи сторон, после чего документ подлежит нотариальному заверению.
Договор аренды автомобиля подразумевает сделку, в которой одна сторона передает другой стороне транспортное средство в пользование на определенный срок за определенную настоящим соглашением плату.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк договора аренды автомобиля .docxСкачать образец договора аренды автомобиля .docx
Существуют различные вариации вышеупомянутого типа сделки в зависимости от ее субъектов и ее содержания. Субъектами по договору аренды автомобиля могут выступать как физические, так и юридические лица, а предметом договора может быть только автомобиль, или же, автомобиль с экипажем.
Разница между этими подвидами заключается в том, что при заключении договора аренды автомобиля с экипажем арендодатель предоставляет арендатору помимо транспортного средства услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.
Ниже мы разберем, как правильно составить такой документ, и какие нюансы являются необходимыми при заключении такого рода сделки.
Преамбула договора
Договор аренды автомобиля
г. Курган
14 февраля 2023 года
Мы:
Пономарев Альберт Владиславович, 01.01.2000 года рождения, проживающий по адресу Курганская область, город Курган, 10 микрорайон, дом 30, квартира 85, паспорт ХХХХ ХХХХХХ, выдан УФМС России по Курганской области в городе Кургане 00.00.0000, именуемый в дальнейшем Арендодатель
И
Порошков Кирилл Олегович, 01.01.1999 года рождения проживающий по адресу Курганская область, город Курган, 24 микрорайон, дом 47, квартира 6, паспорт ХХХХ ХХХХХХ, выдан УФМС России по Курганской области в городе Кургане 00.00.0000, именуемый в дальнейшем Арендатор
заключили настоящий договор о нижеследующем:
В преамбулу договора включаются:
- разновидность типа сделки;
- место и дата заключения соглашения;
- имена и роли участников соглашения;
- адреса проживания и паспортные данные сторон.
Существенным условием такого договора является его предмет. В данном случае предметом выступает непосредственно сам автомобиль, а также его характеристики:
- марка;
- год выпуска;
- VIN;
- номер двигателя, кузова;
- цвет;
- регистрационный номер;
- паспорт транспортного средства;
- свидетельство о регистрации.
Предмет
Так, пункт договора, содержащий информацию о предмете, выглядит следующим образом:
1. Арендодатель предоставляет Арендатору автомобиль:
Легковой автомобиль марки Reno Logan, 2005 года выпуска, VIN ХХХХХ-ХХХХХХ, двигатель номер 00000000, кузов номер 0000000, цвет белый, регистрационный номер Х ХХХ ХХ ХХ, паспорт транспортного средства ХХХХХХ, выдан (кем выдан) ХХ ХХ ХХХХ (дата выдачи),
выдается во временное пользование и владение за плату, оговоренную в настоящем договоре.
В этом пункте прописывается условие об услугах Арендодателя, если договор предусматривает аренду автомобиля с экипажем.
Далее в документе указываются условия о порядке пользования автомобилем, цене, сроке действия договора и ответственности сторон.
Такие условия заключаются в пунктах настоящего соглашения следующим образом:
2. Арендодатель предоставляет транспортное средство в пользование Арендатору.
2.1. Транспортное средство находится в технически исправном состоянии, не содержит каких-либо дефектов.
Обязанности сторон
Этот раздел содержит обязательства Контрагентов по договору аренды автомобиля. Ниже мы приведем типовые формулировки:
2. Арендатор обязан после истечения срока настоящего соглашения возвратить транспортное средство в технически исправном состоянии, в котором оно находилось при приеме-передаче автомобиля.
Цена настоящего договора:
3. Арендатор обязуется выплатить оговоренную настоящим соглашением сумму в размере 25 (Двадцати пяти) тысяч рублей 00 копеек (могут указываться другие суммы выплаты).
Пункт о сроке действия настоящего соглашения может выглядеть следующим образом:
4. Настоящее соглашение заключается на срок с 14 (Четырнадцатого) февраля 2023 года и действует по 14 (Четырнадцатое) мая 2023 года (могут быть указаны другие даты). Настоящий договор может быть продлен в случае согласования этого момента двумя сторонами.
Ответственность сторон
Такой раздел включается в текст документа с целью указания обстоятельств, при наступлении которых стороны несут материальную ответственность. Выглядит это так:
5. Арендатор несет ответственность за состояние транспортного средства. В случае если транспортное средство было утеряно или повреждено, он обязуется возместить нанесенный ущерб либо предоставить равноценный автомобиль в пользу Арендодателя в срок: 5 (Пять) дней после выявления таких фактов.
5.1. Ответственность за состояние транспортного средства в нерабочее время переходит на Арендодателя. В случае наступления вышеперечисленных фактов, Арендодатель возмещает понесенный ущерб за свой счет, а также возмещает ущерб в пользу Арендатора.
Форс-мажорные ситуации:
6. Контрагенты освобождаются от ответственности по настоящему соглашению в случае возникновения ситуаций, происходящих вследствие непреодолимой силы. К таким ситуациям могут относиться обстоятельства, которые одна из сторон не может самостоятельно контролировать, например: неисполнение обязательств по настоящему договору одной из сторон.
6.1. При возникновении таких ситуаций одна из сторон обязуется уведомить другую в письменной форме в срок: 5 (Пять) дней после выявления такого факта.
6.2. Если обязательства по настоящему соглашению не могут быть исполнены из-за факторов, которые не зависят от воли сторон, Арендатор обязуется выплатить арендную плату за эксплуатацию автомобиля в том объеме, который он должен за момент использования транспортного средства.
Дополнительные условия
Такой раздел содержит заключительные и обобщающие положения:
7. Соглашение может быть расторгнуто по обоюдному соглашению сторон.
7.1. Арендуемое транспортное средство оценивается в 535 000 (Пятьсот тридцать пять) тысяч рублей 00 копеек. Данная денежная сумма будет играть роль в возмещении ущерба, в случае наступления негативных факторов.
7.2. В случае наступления каких-либо спорных ситуаций, связанных с исполнением обязательств по договору, моменты, которые не прописаны в настоящем соглашении будут регулироваться сторонами при использовании документов действующего законодательства Российской Федерации.
7.3. Договор составлен в двух экземплярах для каждой из сторон.
В конце документа указываются адреса и реквизиты сторон. Далее ставятся подписи и сделка считается заключенной.
Форма договора
Договор аренды автомобиля подразумевает составление документа в простой письменной форме.
Довольно часто встречается ситуация, когда руководство или сотрудники компании используют свои личные автомобили для выполнения своих должностных обязанностей. В этом случае, для возмещения их затрат, таких как, износ транспортного средства, затраты на ГСМ и прочие, необходимо заключать договор аренды автомобиля. Данные отношения между физическими и юридическими лицами регулируются статьями 642-648 ГК РФ «Аренда автомобиля без экипажа».
Оформленный договор аренды транспортного средства без экипажа выгоден компаниям (по сравнению с другими видами возмещения затрат сотрудникам) за счет того, что в законе прописан довольно широкий круг затрат, которые можно возмещать физическому лицу – владельцу авто. К таким затратам относятся не только ГСМ, но и ремонт машины, страхование ответственности (ОСАГО, КАСКО), автомойка и возмещение ущерба, причиненного автомобилю. На сумму все перечисленных понесенных расходов предприятие вправе уменьшить свою налогооблагаемую базу.
Предоставить автомобиль в аренду юридическому лицу может только собственник транспортного средства. Для подтверждения права собственности, необходимо предоставить копию ПТС, которая должна храниться у организации-арендатора весь период действия договора аренды автомобиля. Кроме того, арендодатель обязан предоставить в компанию свидетельство о регистрации ТС (техталон) и страховой полис ОСАГО (при его наличии).
Далее составляется договор аренды автомобиля без экипажа. В договоре в обязательном порядке должна быть указана следующая информация:
- марка автомобиля;
- год изготовления;
- цвет кузова;
- номера двигателя и кузова авто;
- гос. регистрационный знак.
По ссылке ниже вы можете скачать готовый образец договора аренда автомобиля между юридическим и физическим лицом:
Скачать бланк договора аренды транспорта
В случае если какого-либо из вышеперечисленных реквизита не будет в договоре, то он может быть признан недействительным. Ко всему прочему, в договоре аренды автомобиля должна быть указана его текущая стоимость, которая определяется по договоренности сторон.
В договоре прописывается сумма арендной платы, обычно – фиксированная ежемесячная. Следует иметь ввиду, что данная плата может быть изменена только с заключением дополнительного соглашения к договору и не может быть пересмотрена чаще одного раза в год.
Передача авто оформляется актом, в котором указывается техническое состояние автомобиля, технические характеристики, пробег и стоимость.
Документы для подтверждения расходов на транспорт
Для принятия к бухгалтерскому и налоговому учету расходов, понесенных при обслуживании и эксплуатации арендованного автомобиля, необходимо документальное подтверждение. Кроме того, что должен быть оформлен договор аренды транспортного средства, подтвердить расходы можно следующими документами:
- путевой лист – оформляется ежемесячно с указанием пройденного маршрута, пробега расхода топлива;
- подтверждающие расходы на ГСМ документы – кассовые чеки, товарные накладные и счета-фактуры;
- договор с топливной компанией на приобретение горючего;
- актами выполненных ремонтных работ, накладными и т.п.;
- квитанции об оплате автостоянки, мойки и т.п., в которых должны быть указаны марка и гос. номер авто.
Особое внимание необходимо уделить правильному оформлению путевого листа. Описание данного документа и его бланк и рекомендации к заполнению размещены в материале путевой лист автомобиля.
Налогообложение для физического лица – арендодателя автомобиля
Арендная плата, выплачивающаяся арендодателю по условиям договора аренды автомобиля, признается налоговой службой доходом физического лица, поэтому, как и все доходы, они облагаются НДФЛ в размере 13%. Данную сумму налога организация-арендатор, как налоговый агент обязана перечислить за физической лицо в виде налога, а оставшиеся 87% суммы аренды – арендодателю.
Все прочие расходы, понесенные на обслуживание авто физическим лицом возмещаются ему без каких-либо налогов, т.к. они не являются доходами.
Договор аренды автомобиля/транспортного средства
По Договору аренды автомобиля арендатор выплачивает собственнику арендную плату за временное пользование транспортным средством. Если вы хотите заключить договор не предполагающий внесение денег, то есть пользоваться автомобилем бесплатно, следует заключить договор безвозмездного пользования.
В договоре обязательно прописываются обязанности сторон. Обычно, к обязанностям арендодателя относится передать автомобиль арендатору в исправном состоянии. А к обязанностям арендатора — вовремя вносить ежемесячные платежи и по истечении оговоренных договором сроках вернуть собственнику автомобиль в рабочем состоянии, с учетом естественного износа.
Вы можете использовать типовой бланк договора аренды автомобиля представленный ниже.
Перечень необходимых документов для составления договора аренды автомобиля в 2023 году.
- Паспорт.
- Документ о регистрации (для иностранных граждан).
- Водительское удостоверение, соответствующей категории. Для иностранных граждан международное водительское удостоверение, либо нотариально заверенный перевод прав.
- Свидетельство о регистрации ТС.
- Технический паспорт ТС.
Юридическим лицам дополнительно потребуются
- Доверенность на право подписывать договоры.
- Свидетельство о регистрации и устав предприятия.
Строгих требований к оформлению договора аренды автомобиля нет. Он может быть написан в произвольной форме от руки, либо распечатан на принтере. Основное условие наличие паспортных данных всех участников сделки и подписи сторон. Не смотря, на то что наличие многих пунктов не обязательно, лучше все таки прописать их в договоре.
Обязательные условия договора:
- Наличие паспортных данных (адресов и реквизитов);
- Наличие подписей в договоре;
- Подробные характеристики автомобиля (марка, модель, цвет, номер государственной регистрации, идентификационный номер, номер кузова, номер шасси);
- В случае, если при осмотре транспортного средства, выявлены какие либо дефекты их необходимо зафиксировать в договоре.
Дополнительные условия договора:
- Срок аренды. Ограничений по сроку Договора аренды транспортного средства нет. Поэтому, если в договоре не прописаны сроки, договор считается бессрочным и будет действовать до тех пор пока арендатор, либо арендодатель не захотят его расторгнуть.
- Арендная плата. В договоре необходимо указать форму, порядок и сроки внесения договорных платежей. В случае, нарушения сроков выплат, стоит прописать возмещение убытков арендатору.
- Предоставление транспортного средства и его возврат. В этом пункте договора прописываются техническое состояние передаваемого автомобиля. Также стоит прописать список передаваемых вещей (ключи, документы на автомобиль, аптечка, огнетушитель и т.д.).
- Страхование. Если в договоре данный пункт не прописан, то расходы возлагаются на арендатора.
Если остались вопросы как правильно заполнить договор аренды автомобиля можете ознакомиться с заполненным образцом.
Виды арендных договоров.
- С экипажем (автомобиль предоставляется вместе с водителем и услугами по обслуживанию автомобиля).
- Без экипажа (предоставляется автомобиль без дополнительных услуг и водителя).
- С правом выкупа.
С экипажем. При заключении договора на аренду автомобиля с водителем, оплата услуг связанных с обслуживанием автомобиля и страховкой ложатся на арендодателя.
Без экипажа. При заключении такого вида договора вся имущественная и правовая ответственность лежит на арендаторе. То есть арендатор сам занимается обслуживанием и управлением транспортного средства.
С правом выкупа. В отдельном пункте договора аренды прописывается условие, что по истечению срока действия договора арендатор может выкупить автомобиль по остаточной стоимости.
Все перечисленные виды договоров вы можете скачать в удобном для вас формате, либо заполнить online.